Microsoft Dynamics 365 Audit Trail: 
Ein Leitfaden für Geschäftsführer und IT-Leiter 

Was kann die Funktion Audit Trail?

Der Audit Trail in Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management  (FSCM) bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um die Anforderungen von Geschäftsführern und IT-Leitern zu erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit: Der Audit Trail verfolgt Änderungen an Daten und Prozessen, was eine vollständige Historie aller Aktivitäten ermöglicht.
• Transparenz: Er stellt sicher, dass alle Datenmanipulationen dokumentiert werden, was eine erhöhte Kontrolle und Verantwortlichkeit ermöglicht.
• Compliance: Der Audit Trail unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften, was das Risiko von Compliance-Verstößen minimiert.
• Sicherheit: Durch die Überwachung der Benutzeraktivitäten identifiziert und verhindert der Audit Trail potenziellen Missbrauch.
• Berichterstattung: Der Audit Trail generiert detaillierte Berichte über Datenänderungen, die für interne und externe Audits verwendet werden können.

Technische Details: Wie funktioniert der Audit Trail in Microsoft Dynamics 365 FSCM?

Der Audit Trail nutzt eine Reihe von Technologien und Funktionen, um eine effektive Berichterstattung zu ermöglichen:

• Logging: Der Audit Trail zeichnet alle Änderungen an sensiblen Datenfeldern auf.
• Datenbankebene: Der Audit Trail verwendet Datenbank-Trigger und -Protokolle, um Änderungen zu erfassen.
• Benutzerdefinierte Felder: Audit Trail ermöglicht die Konfiguration spezifischer Felder für das Auditing.
• Zeit-Stempel: Jede Änderung wird mit einem Zeit-Stempel und Benutzer-ID versehen.
• Berichterstellung: Integrierte Berichtsfunktionen und Power BI für Analyse und Reporting.
• Zugriffskontrollen: Konfiguriert Rollen und Berechtigungen zur Einschränkung der Sichtbarkeit und Manipulation von Auditing-Daten.
• Integritätssicherung: Implementiere Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität und verhindert unbefugte Änderungen an den Audit-Daten.

Anwendungsbeispiele für den Audit Trail in Dynamics 365

Der Audit Trail in Dynamics 365 unterstützt die unterschiedlichsten Bereiche im Unternehmen:

• Systemadministratoren: Sie müssen Änderungen am System überwachen und nachverfolgen, einschließlich Benutzeranmeldungen und Zugriffe auf sensible Daten.
• Finanzmanager und Buchhalter: Sie benötigen die Möglichkeit, Änderungen bei Finanztransaktionen, Hauptbucheinträgen und Buchhaltungsdaten für Compliance- und Prüfungszwecke zu verfolgen.
• Compliance-Beauftragte: Sie müssen sicherstellen, dass die Organisation die gesetzlichen Anforderungen einhält.
• Prüfer: Sowohl interne als auch externe Prüfer benötigen Zugang zu Audit Trails, um die Integrität von Finanzdaten zu überprüfen und Unstimmigkeiten zu untersuchen.
• IT-Sicherheitspersonal: Sie nutzen Audit Trails, um den Systemzugriff zu überwachen und potenzielle Sicherheitsverletzungen oder unbefugte Änderungen zu erkennen.
• Geschäftsprozessverantwortliche: Sie müssen möglicherweise Änderungen an bestimmten Geschäftsprozessen oder Daten überprüfen, die für ihre Verantwortungsbereiche relevant sind.
• Datenanalysten: Sie könnten Audit Trail-Daten verwenden, um Muster von Datenänderungen und Benutzerverhalten im System zu analysieren.
• Rechtsteams / Regulatory Affairs Manager: Bei Untersuchungen oder rechtlichen Streitigkeiten benötigen sie möglicherweise Zugang zu Audit Trail-Informationen, um Beweise für Systemaktivitäten zu liefern.

Für welche Branchen ist Audit Trail besonders wichtig?

• Medizintechnik: Gewährleistung der Nachverfolgbarkeit und Einhaltung von regulatorischen Anforderungen und Bereitstellung detaillierterer Aufzeichnungen und Änderungsprotokolle von medizinischen Geräten und Prozessen.
• Gesundheitswesen: Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
• Finanzdienstleistungen: Einhaltung von SOX, GDPR und anderen Finanzregulierungen.
• Pharmazeutik und Biotechnologie: Unterstützung der GxP-Richtlinien und FDA-Anforderungen.
• Herstellung und Produktion: Sicherstellung der ISO-Zertifizierungsanforderungen und Qualitätsmanagement.
• Regierungsbehörden: Einhaltung von staatlichen Vorschriften und Transparenzanforderungen.
• Einzelhandel: Schutz von Kundendaten und Einhaltung der Datenschutzgesetze.
• Versorgungsunternehmen: Nachverfolgung von Prozessen und Einhaltung von Umwelt- und Sicherheitsvorschriften.
• Technologieunternehmen: Sicherstellung der Datensicherheit und Einhaltung internationaler Standards.

Welche Normen und Regulatorien werden durch Audit Trail unterstützt?  

Hier ein Auszug einiger Normen und Regulatorien die durch den Audit Trail von Microsoft Dynamics 365 unterstützt werden:

• MDR (Medical Device Regulation): Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit und Compliance für Medizingeräte.
• FDA (Food and Drug Administration): Einhaltung von 21 CFR Part 11 für elektronische Aufzeichnungen und Signaturen.
• ISO 13485: Qualitätsmanagementsysteme für die Herstellung von Medizinprodukten.
• GxP (Good Practice): Richtlinien für gute Herstellungspraxis, gute Vertriebspraktiken, gute Laborpraxis usw.
• GAMP (Good Automated Manufacturing Practice): Richtlinien für die Validierung von automatisierten Systemen in der Pharmaindustrie.
• SOX (Sarbanes-Oxley Act): Finanzberichterstattung und -transparenz.
• GDPR (General Data Protection Regulation): Datenschutz und Informationssicherheit in der EU.