SAP Rollouts und SAP Carve-Outs

Unsere Services bei SAP Carve-outs und Rollouts

Carve-out: 5 Erfolgsfaktoren für die Trennung von IT-Systemen

Ein Carve-out-Projekt – also die Herauslösung eines Unternehmensbereichs aus einer bestehenden Organisation – ist eine sehr komplexe Aufgabe, die viele Unternehmen vor eine Herausforderung stellt.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Faktoren vor, damit die geplante Trennung von IT-System im Unternehmen erfolgreich verläuft.

Die Gründe für ein Carve-out sind vielfältig: einzelne Geschäftsbereiche oder Tochterunternehmen werden ausgegliedert, verkauft oder die Trennung von Unternehmenseinheiten steht im Fokus. Auch die Abspaltung von einzelnen Standorten oder Werken kann ein Grund dafür sein, bestehende IT-Systeme zu trennen, um die Geschäftsprozesse zu optimieren.

Welche Entscheidungen auch für ein Carve-Out-sprechen – es ist eine große Herausforderung. Dabei müssen nicht nur Veränderungen in der Organisation und den Prozessen berücksichtigt werden, sondern auch im IT-Bereich. Es ist eine sehr anspruchsvolle und komplexe Aufgabe, aus einer bestehenden IT-Landschaft einen Teil herauszulösen.

Mit unseren Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie ihr Carve-out-Vorhaben erfolgreich umsetzen können:

1. Prinzipien beachten
   Bei einer Trennung von IT-Systemen liegt der Fokus insbesondere auf den Daten. Es werden Fragen aufgeworfen wie: Welche Daten müssen integriert werden und welche Daten können problemlos archiviert werden? Bei der Ausgliederung von Unternehmensbereichen gibt es viele Vorgaben zu beachten. Damit Ihr Betrieb während des Carve-out störungsfrei weiterlaufen kann und auch rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden, müssen bestimmte Regeln bei der Migration von Daten eingehalten werden.
2.  Frühzeitige Einbindung der IT
   Ist die Entscheidung für ein Carve-out gefallen, muss die IT des Unternehmens frühzeitig in den Prozess eingebunden werden. Im Rahmen des Ausgliederungsprojekts übernimmt die IT-Abteilung eine zentrale Funktion und sollte das Vorhaben aktiv mitgestalten. 
   
   Bei frühzeitiger Einbindung der IT kann das Projekt erfolgreich vorangetrieben und abgeschlossen werden. Ein enger Austausch der IT mit den entsprechenden Abteilungen ist für das gesamte Transformationsvorhaben von Vorteil und es kann flexibel agiert werden, um Reibungsverluste zu vermeiden.
3. Mitarbeiter in das Projektmanagement einbeziehen
   Den Überblick über die Zeit, das Budget sowie den anstehenden Herausforderungen zu behalten, ist von zentraler Bedeutung für das Carve-out-Projekt. Daher sollten Sie rechtzeitig Mitarbeiter mit der Projektleitung betrauen, die über entsprechende Erfahrungen und Kenntnisse im Projektmanagement verfügen, aber auch IT-Erfahrung mitbringen.
   
   Damit sich Ihre Projekt-Mitarbeiter vollumfänglich auf die Transformation fokussieren können, sollten sie von anderen Aufgaben freigestellt werden. In der Verantwortlichkeit des Projektleiters liegt es zudem, alle beteiligen Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachabteilungen zu koordinieren, Aufgaben abzustimmen und Abgabetermine im Blick zu behalten.
   
   Ebenso sollte das Projekt-Team regelmäßig das gesamte Unternehmen über den Verlauf des Carve-outs informieren und auf allen Ebenen transparent kommunizieren.
4. Externe Partner einbinden
   Oft stellt sich im Projektverlauf heraus, dass der Aufwand und der Bedarf an Ressourcen für einen Carve-out höher ist als erwartet. Um dem entgegenzuwirken, sollte bereits bei der Planung eines solchen Vorhabens ein externer Berater bzw. ein entsprechender Dienstleister hinzugezogen werden.
   
   Dabei ist zu beachten, dass der Dienstleister auf Carve-outs spezialisiert ist und Expertise in diesem Umfeld hat. Ein geeigneter Partner für Ihr Transformationsprojekt sollte über umfangreiche Kompetenzen im Bereich der Datenmigration, des Change Management sowie in der SAP-Beratung und dem Projektmanagement verfügen.
5.  Software für die Transformation sorgfältig auswählen
   Ein wichtiger und letzter Faktor für den Erfolg Ihres Carve-out-Projekts ist die Wahl der Software für den Transformationsprozess. Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass die ausgewählte Lösung Ihre gesamte SAP-Landschaft abbilden kann und Auswirkungen der Transformation zeigen kann, bevor diese umgesetzt wird. Mit der sorgfältigen Auswahl der IT-Lösung lassen sich Ausfälle und Verzögerungen vermeiden und unvorhergesehene Kosten verhindern.
   
   Im Idealfall läuft das Carve-out-Projekt automatisiert oder zumindest teilweise automatisch ab. Der Vorteil liegt auf der Hand: durch automatisierte Prozesse werden weniger Fehler verursacht, Ressourcen geschont und die Projektdauer wird in der Regel positiv beeinflusst.
   
   Eine sichere und stabile Umsetzung der Transformation ist eine wichtige Voraussetzung, damit Ihr Unternehmen zukunftsfähig bleibt.

Die am häufigsten gestellten Fragen zu SAP Carve-Out & SAP Rollout

Wie lange dauert ein Carve-Out?

Als „Carve-Out“ wird die Ablösung einer Unternehmenseinheit oder einer Tochtergesellschaft vom Mutterkonzern bezeichnet. Über die Dauer eines Carve-Outs lässt sich pauschal keine Aussage treffen, weil sie insbesondere von dem Umfang des Transformationsprojektes abhängig ist. Aus bisherigen Erfahrungen lässt sich ableiten, dass der Zeitraum zwischen dem „Signing“ (Vertragsabschluss) und dem „Closing“ (Vollzug des Geschäfts) in der Regel relativ kurzgehalten wird.

 Was macht ein Carve-Out so schwierig?

Durch das Ineinandergreifen von organisatorischen, finanziellen sowie von IT-Prozessen innerhalb eines Unternehmens, stellt ein Carve-out eine komplexe Aufgabe dar. Das Ziel während eines Carve-out-Projekts – insbesondere mit Blick auf die IT – ist die Funktionsfähigkeit der Systeme beizubehalten. Im Rahmen dieses Vorhabens sind folgende Herausforderungen zu beachten:  

• Die zu übertragenden Datenbestände müssen genau analysiert und es muss unter Berücksichtigung des Datenschutzes eine klare Trennung erfolgen, welche Daten migriert werden dürfen und welche in der Ursprungsorganisation bleiben
• Die Funktionsfähigkeit der Systeme während der Transformation muss sichergestellt werden
• Für das Migrieren der Daten ist die Methode richtig auszuwählen, auch unter Berücksichtigung des engen Zeitfensters
• Nicht nur das Herauslösen der Daten ist mit Bedacht umzusetzen, sondern auch die Integration der Prozesse in die neue Organisation – das sogenannte „Carve-In“
• Die IT muss anschließend neu organisiert werden

Wie läuft ein SAP Carve-Out ab?

Der Ablauf eines Carve-Outs lässt sich in drei Schritte unterteilen:

1. IT-Prüfung
   Vor einem Carve-Out wird die IT des neuen Käufers oder der neuen Tochtergesellschaft geprüft, inwieweit sie über genügend Kapazität für die bevorstehende IT-Integration verfügt oder ob weitere Investitionen nötig sind. Ebenso sollte analysiert werden, ob die IT-Prozesse von beiden Seiten aus kompatibel sind, ob Standardsoftware eingesetzt wird oder ob es sich auf einer Seite um individuelle Lösungen handelt. Durch die vorherige Analyse der IT kann der Carve-Out sehr zielgerichtet und effektiv geplant und anschließend umgesetzt werden.
2. Planung und Umsetzung
   Nach der vorangegangen IT-Prüfung erfolgt die Planung und Durchführung des Carve-Outs. Dabei sind folgende Punkte aus unterschiedlichen Bereichen zu berücksichtigen: 
   
   - Beratung bei den Vertragsverhandlungen seitens der IT-Abteilung
   - Die Daten und IT-Systeme des Verkäufers werden analysiert
   - Erstellung einer Roadmap für die Integration
   - Planung der Day 1 Readiness sowie rechtzeitige Umstellung der Systeme, um einen reibungslosen Ablauf ab dem ersten Tag zu garantieren
   - Geschäftsprozesse müssen für den Day 1 festgelegt und definiert werden
   - Begleitendes Projektmanagement für die Sicherstellung aller Geschäftsprozesse
3. IT-CARVE-in (Post Merger Integration)
   Nach allen organisatorischen und prozessorientierten Durchführungen zum Carve-Out erfolgt nun das sogenannte „Carve-In“ – also die fusionsgefolgte Integration (Post Merger Integration). In dieser Phase werden nun die Prozesse und Strukturen vereinheitlicht und alle Bereiche von der Organisation her zusammengefügt. Dabei ist folgendes zu beachten:
   
   - Die Prozesse müssen so stabil laufen, damit auch nach dem Day 1 alles reibungslos weiterläuft
   - Die Systeme sollten so optimiert sein, um eventuelle Synergien nach der Transformation genutzt werden können
   - Je nach Bedarf sollte auch in diesem Schritt externe Unterstützung eingeholt werden, bis beide Vorgänge (Carve-Out und Carve-In) abgeschlossen sind und der integrierte Geschäftsbereich problemlos weitergeführt werden kann.

Welche Carve-Out Methoden stehen bei der Trennung und Integration der Daten zur Verfügung?

Ein Carve-Out kann technisch gesehen unterschiedlich umgesetzt werden. Dabei müssen immer die Daten betrachtet werden, die migriert werden sollen. Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze:

1. Der Ansatz „Greenfield“

Im Zuge des Greenfield-Ansatzes erfolgt zunächst auf der Seite des neuen Unternehmens oder der herausgelösten Tochtergesellschaft die Integration eines neuen SAP ERP. Greenfield bedeutet in diesem Zusammenhang „auf der grünen Wiese“. Erst nach der Einstellung aller Prozesse erfolgt dann die Datenmigration. 

2. Der Ansatz „Brownfield“

Im Brownfield-Ansatz läuft die Datenmigration in der Form, dass die Daten des ursprünglichen Systems eins-zu-eins kopiert und migriert werden. Erst nach der Migration erfolgt eine Datenbereinigung. Dieser Ansatz ist jedoch nur bei Carve-Outs innerhalb eines Unternehmens möglich, also beispielsweise bei der Ausgliederung eines Tochterunternehmens.