Von absoluter Wichtigkeit: ein stabiler und sicherer Betrieb von Microsoft 365 - Managed M365
Durch umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich Microsoft 365 auf nahezu jede Anforderung anpassen: Die meisten Unternehmen nutzen Exchange Online, nicht alle SharePoint Online. Microsoft Teams wird auf vielfältige Art und Weise verwendet, mit oder ohne Integration der Telefonie-Lösung. Häufig werden dabei windowsbasierte Endgeräte mittels Intune verwaltet, oft ist zusätzlich noch eine separate Mobile Device Management Lösung für das Management der Anwendungen im Einsatz. Dokumente werden entweder auf Storagesystemen, Fileservern oder in der Cloud abgelegt.
Herausforderungen bei Microsoft 365: Aktualisierung und Betrieb
Die meisten Mittelstandskunden haben eines gemeinsam: für das Management der Umgebungen mangelt es häufig an Ressourcen, Kapazität und Zeit.
Sycor erlebt oft in Kundensituationen, dass auch die Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung von Wissen und die Möglichkeit für Schulungen und Zertifizierungen in den Unternehmen begrenzt sind. Zusätzlich entwickelt Microsoft den Funktionsumfang der Microsoft 365 Lösungen kontinuierlich mit Anpassungen und Erweiterungen weiter. Dazu kommen Anforderungen aus den Fachbereichen zu Geräten, Applikationen, Zugriffsregelungen und einer geordneten Identitätsverwaltung. Schlussendlich sorgen auch Branchen- oder Gesetzesregularien dafür, dass Microsoft 365 gehärtet werden muss, um das Unternehmen, Daten, Patente und damit die DNA des Unternehmens zu schützen.
Somit ist es für viele Unternehmen eine Herausforderung, Microsoft 365 in dem eigentlich benötigten Umfang mit den eigenen Ressourcen und dem Know-how der Mitarbeitenden zu betreiben.
Der Microsoft 365 Tenant – compliant und sicher?
Aktuell pilotiert Sycor Microsoft CoPilot für M365 bei seinen Kunden. Diese Einführung führt die verantwortlichen IT-Leiter an Themen heran, die bei der Microsoft 365 Implementierung oft nur ansatzweise bearbeitet worden sind: Compliance, Policies, Tenantbasiskonfiguration, Zugangsregelungen für externe und Gäste und viele weitere Aspekte.
Die Frage, ob die aktuelle Einrichtung von Microsoft 365 ein Audit bestehen würde, ist eine gute Challenge für jede IT, die gerne auf aktuellem Stand ist.
Die Abbildung von gesetzlichen Anforderungen fordert zusätzlich technische Maßnahmen wie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für verschiedene Dokumente, NIS2 trifft Unternehmen aus allen Wirtschaftsbereichen.
Dies sind weitere Aspekte, die für den Betrieb von Microsoft 365 zu berücksichtigen sind.
Microsoft 365 Betrieb
Der Sycor Managed Service für den Betrieb von Microsoft 365 deckt die enthaltenen Komponenten innerhalb von Microsoft 365 ab und sichert dem Kunden Aktualität in ganzer Breite. Abhängig vom gewählten Lizenzmodell erweitert sich der Scope zum Beispiel noch um zusätzliche Sicherheitsmöglichkeiten (E5-Lizenz).
Um modular zu sein, hat Sycor sein Angebot so geclustert, dass zunächst eine Basisleistung erbracht wird, sozusagen der kleinste gemeinsame Nenner. Hier sind folgende Betriebsleistungen enthalten :
- Der Zugriffsverwaltung mittels Entra-ID
- Die M365 Basiskonfiguration (Tenant)
- OneDrive – Dateiablage für Mitarbeiter, Gruppen und Externe
- Intune für die Applikations- und Geräteverwaltung
- Pflege von Lizenzen
Zusätzlich werden die eigentlichen Microsoft 365 Funktionalitäten für den Kunden betrieben wie Exchange Online, Enterprise Apps, Defender for O365, Mobile Application Management sowie Teams und optional SharePoint.
Projektindividuell können auch weiteren Microsoft 365 Applikationen für die Kunden hinzukommen wie zum Beispiel PowerBI, Viva, CoPilot oder der erweiterte SharePoint Online.
Vor der Serviceübernahme analysieren wir die Konfiguration des Tenants gemeinsam mit dem Kunden. Genauer gesagt starten wird den Serviceprozess mit einem detaillierten Assessment der aktuell kundenseitig vorhandenen Infrastruktur. Dieser erste Schritt erlaubt uns, spezifische Optimierungspotenziale zu identifizieren. Begutachtet werden unter anderem im Microsoft 365 Admin Center:
- Einstellungen / Dienste
- Sicherheit und Datenschutz
- Organisationsprofil
- Releaseeinstellungen
- Partnerbeziehungen
sowie für Entra ID:
- Gruppen – Benennungsrichtlinie
- Rollen und Administratoren
- Azure AD Connect Konfiguration
- Passwort Reset
- Benutzereinstellungen
- Eigenschaften
- Einstellungen für Benachrichtigungen
- Sicherheit
Die von Sycor getroffenen Einstellungen basieren auf Best Practices von Microsoft und Erfahrungen aus dem langjährigen IT-Betrieb von Sycor Kunden.
Sycor Managed Microsoft 365 aus der Service Perspektive
Je nach Kundenanforderung kann entschieden werden, wie sich der Service zwischen Kunde und Sycor aufteilt. Dabei integriert sich der Sycor Microsoft 365 Managed Service nahtlos in die Service Management Organisation des Kunden. So kann der First Level Support nach einer Einarbeitung durch Sycor auch direkt vom Service Desk der Kundenorganisation erbracht wird.
Die Administration des Systems kann aufgesplittet werden nach Standort, Land oder Organisationsbereich. Das ist für den First Level interessant, wenn dieser zum Beispiel nach Standorten organisiert ist. Sycor übernimmt den 2nd Level Support und kümmert sich auch um die 3rd Level Leistung für M365. Hierfür steht unser Sycor Service Desk als Einstiegspunkt permanent zur Verfügung. Die Lieferung von Standard Requests, ebenso wie die Bearbeitung von Incidents sind elementarer Bestandteil von Sycor Managed Microsoft 365. Die Erfüllung der Serviceleistung wird für den Kunden von einem zentralen Sycor Service Manager verantwortet. Im Rahmen von Service Reviews bringt dieser mögliche Verbesserungen ein und stellt das Service Reporting bereit.
Optional stellt Sycor ein Dashboard zur Verfügung, das umfangreiche Darstellungen zu Microsoft 365 bietet.
Durch das Anklicken der Diagramme werden die Daten weiter segmentiert. Die Detaildaten aus dem Dashboard können bei Bedarf in weiteren Systemen wie Power BI noch tiefergehend analysiert werden.
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