RISE with… KE Elektronik 

Von ECC zu S/4HANA. Vom „Wann“ zum „Wie“.

Nach langjähriger Nutzung von SAP ECC war es für die Entscheider bei KE Elektronik eine ausgemachte Sache, dass die Migration auf S/4HANA, das Nachfolgeprodukt von SAP ECC, folgen sollte. Zum einen aufgrund des angekündigten Stopps der Weiterentwicklung von ECC sowie der bekannten Wartungsbeendigung für ECC – SAP hatte angekündigt, die Wartung bis 2025 beenden zu wollen. Diese Frist wurde zwar bis 2027 – optional sogar bis 2030 – verlängert, es bleibt aber dabei, dass neue und zukunftsfähige Wege eingeschlagen werden müssen.

Zum anderen waren bei KE Elektronik auch erweiterte Anwendungswünsche ausschlaggebend. „Wir wollten – selbstverständlich – top vorbereitet und mit einem für das Unternehmen passenden Ansatz durchstarten. Besonders wichtig war es für uns, alle Mitarbeiter aktiv mitzunehmen und keine implementierungsbedingten Verzögerungen zu erzeugen. Der erste Meilenstein war es also, eine Migrationsroadmap zu skizzieren. Hierfür haben wir Sycor konsultiert, weil uns eine langjährige Zusammenarbeit verbindet, in der zwischen den beteiligten Personen eine Vertrauensbasis entstanden ist, und weil wir bei Sycor ebenso kompetente wie zuverlässige Ansprechpartner gefunden haben“, so Steffen Rapp, SAP-Teamleiter und verantwortlicher Projektleiter bei KE Elektronik. 

Man ist dann Anfang 2021 gemeinsam thematisch eingestiegen. Im ersten Planungsschritt galt es mögliche Cloud-Varianten einzukreisen. Das war der Zeitpunkt, zu dem die Vorentscheidung RISE with SAP als passenden – und zu dem Zeitpunkt neuen - Lösungsansatz schnell getroffen werden konnte. „Weil die Full-Service-Bandbreite sehr gut zu den Anforderungen von KE Elektronik passte und weil RISE with SAP Anwendungen, Plattformen, Tools plus Services in einer Form bündelt, die vor dem Hintergrund hoher Qualitäts- sowie Performance-Anforderungen überzeugend einfach erschien. Zudem war das RISE-Modell erst seit gut einem halben Jahr auf dem Markt und damit noch recht neu. Von diesem Aspekt haben wir uns ein hohes Interesse sowie maximalen Support seitens SAP versprochen, wovon wir im laufenden Projekt auch tatsächlich profitieren konnten. Sycor hat uns hierbei als Mittler zwischen unseren Praxisanforderungen und SAP exzellent unterstützt. Wir waren überzeugt von unserer Entscheidung, haben damals aber auch einen echten Vertrauensvorschuss eingebracht, denn zu diesem Zeitpunkt gab es noch keine für uns relevanten RISE-Referenzen“, so Stefan Haller, zentral verantwortlich für die Bereiche IT, Material und Logistik bei KE Elektronik. 

Workshop. Big Picture. Entscheidungen.

Chronologisch wurde ab Juni 2021 mit professionellen Workshops vor Ort bei KE Elektronik gestartet. Hierbei arbeitete ein Kernteam von insgesamt 25 Personen – inklusive der Sycor-Experten – in unterschiedlichen Konstellationen an den Funktionsbereichen Finanzbuchhaltung und Controlling, Logistik sowie an den rein technischen (IT-)Themen. Im Rahmen des SAP Value Starter Engagements kam auch ein S/4HANA-Demosystem zum Einsatz, um eine möglichst plastische Hinführung zu gewährleisten. Basierend auf diesen Workshops und einigen ergänzenden Terminen mit SAP, die ebenfalls von Sycor begleitet wurden, konnte ein ganzheitliches Big Picture in Bezug auf die Bedarfslage und die damit verbundenen Anforderungen erarbeitet werden. Hieraus entstanden die gewünschte Roadmap in Form eines konkreten Projektplans sowie ein maßgeschneidertes Angebot. Die endgültige Entscheidung für RISE with SAP in der Private Cloud Edition sowie die Beauftragung erfolgten dann im Dezember 2021. Um maximal pragmatisch und möglichst zeiteffizient voranzuschreiten, wird die Zusammenführung der Kostenrechnungskreise in die S/4HANA-Roadmap integriert. Hierbei werden ehemals fünf separate Kostenrechnungskreise in einem zentralen Kreis vereint. Dieser Schritt – betreut durch SNP – wird allerdings noch parallel im alten System beziehungsweise in einem separaten Testsystem umgesetzt. 

Go-Live kurz vor der Weihnachtspause

Anstatt sich frühzeitig in die Ferien zu verabschieden, hatten die zuständigen Teams von KE Elektronik und Sycor Ende Dezember 2022 einen anderen Fokus.

Der gut vorbereitete Go-live des Systems stand an. Im Unterschied zu vergleichbaren Phasen der Vergangenheit ist dieser Go-live jedoch komplett remote erfolgt, wodurch die anfallende Arbeit in häuslicher Weihnachtsstimmung umgesetzt werden konnte.

Am 16. Dezember 2022 erfolgte der erste Schritt, innerhalb dessen die bisherigen Systeme des Unternehmens abgeschaltet wurden und für die Anwender nicht mehr zur Verfügung standen. Gleichzeitig wurden alle nötigen Arbeiten getan, um auf S/4HANA wieder hochzufahren. Die Migration der Daten erfolgte plangemäß am Sonntagmorgen (18. Dezember). Bereits ab 06:00 stand das neue System bereit, zwischen 06:00 und 17:00 wurden die erforderlichen Nacharbeiten durch die IT durchgeführt, sodass ab 17:00 noch am gleichen Tag die nötigen Tests starten konnten. Hierbei stießen die Teams auf einen einzigen Fehler (Bug) bei der testweisen Anlage von Lieferplänen. Um die Fehlerquelle zu identifizieren, wurde diese schrittweise immer enger eingekreist. Gegen 01:00 morgens konnte auch dieses Problem behoben werden und der „Durchbruch“ für den erfolgreichen Go-live war somit gelungen. Am Morgen des 19. Dezembers konnten alle Mitarbeiter von KE Elektronik direkt und störungsfrei auf das neue System zugreifen – auch dank intensiver Schulungen für die betroffenen Anwender, die im Vorfeld zu allen relevanten Themen durchgeführt wurden. Für die übrigen Mitarbeiter änderte sich wenig. Sie wurden lediglich mittels einer zentralen Kommunikationsmaßnahme über die grundlegenden Anpassungen, die „über das Wochenende“ erfolgt waren, informiert. Eine reibungslose Weiterarbeit war somit gewährleistet, und das bei einem weltweiten Go-live über verschiedene Zeitzonen hinweg.

Die eng zusammenarbeitenden Kollegen von KE Elektronik und Sycor standen in der anschließenden Hypercare-Phase – auch über die Weihnachtstage – in enger Verbindung, um direkt auf eventuelle Systemschwierigkeiten reagieren zu können. Obwohl die Dienstleister zur Verfügung standen und auch schon mal eingreifen mussten, kam es zu keinem Zeitpunkt zu signifikanten Abweichungen vom Kurs. „Wir sind natürlich sehr zufrieden und fühlen uns angesichts des optimalen Go-lives in unseren Entscheidungen für S/4HANA und Sycor absolut bestätigt. Zuverlässigkeit, ein Dialog auf Augenhöhe und der gemeinsam realisierte Erfolg schweißen zusammen. Wir hatten nicht einen Moment das Gefühl, wie ein ‚Ticket‘ behandelt zu werden, und wir sind als wirkliches Team gemeinsam ins Ziel gekommen. Weichenstellung erfolgt“, so Rapp.

 

Schritt für Schritt….

Das Projekt ist mittlerweile fertiggestellt und es wurde bis heute kein „Sand im Getriebe“ identifiziert. Die mit RISE with SAP verbundene Lernkurve wird nachträglich als wichtig angesehen, denn eine Umstellung ist es natürlich schon, wenn Mitarbeiter aus einer jahrelangen ECC-Anwendung kommen. „Unsere Entscheidung, in die Cloud zu gehen, war absolut richtig. Die klaren operativen Vorteile des RISE-Modells, verglichen mit anderen Cloud-Ansätzen, möchten wir erst nach einer längeren Nutzungsphase bewerten. Es steht für uns aber fest, dass die gewisse Bequemlichkeit für anwendende Unternehmen noch schneller und deutlicher hervortreten wird, wenn SAP selbst noch mehr RISE-Umsetzungserfahrung gesammelt hat. Wir fühlten uns ein wenig wie Pioniere, sind dafür aber auch erfreulich serviceorientiert unterstützt worden. Hinzu kommt, dass das RISE-Lizenzmodell definitiv optimal für uns ist“, fasst Rapp die sogenannten Early-Mover-Erfahrungen zusammen, auf denen KE Elektronik nun weiter auf- und ausbaut.

Nachhaltige Unternehmensentwicklung.

Für KE Elektronik zahlt der gesamte S/4HANA-Transformationsprozess auf die eigene – angestrebte – Unternehmensentwicklung ein. „Konsolidierungen und Effizienzoptimierungen sind das eine. Als IT innerhalb unseres Unternehmens haben wir aber durchaus den Anspruch, Innovationen nicht nur voranzutreiben, sondern diese auch aktiv mitzugestalten. Unter Einbindung modernster Technologien und ohne überholte, zeitraubende sowie unproduktive Silosysteme. Unsere IT muss immer mindestens das Rückgrat von nachhaltigen digitalen Innovationsprozessen sein – im Optimalfall sogar der Pulsgeber. Deshalb haben wir als IT-Verantwortliche die Aufgabe, Zukunfts- und Innovationsfähigkeit zu gewährleisten. Dazu gehört auch, dass Altsysteme und Heterogenität nicht zu Flickschustereien führen dürfen. Mit S/4HANA entsprechen wir bei KE Elektronik genau diesem IT-Ideal und freuen uns, so einen wichtigen Wertbeitrag leisten zu können. Für unser großartiges Unternehmen und in enger vertrauensbasierter Zusammenarbeit mit einem Partner wie Sycor“, umreißt Steffen Rapp den aktuellen Status und die dazugehörige strategische IT-Mission bei KE Elektronik. „Für die weiterführende Digitale Transformation sehen wir uns auch durch diese Weichenstellung exzellent aufgestellt.“