Automated Order Capturing in Dynamics 365 Finance and Operations (D365 FO)
 
So funktioniert die AI-unterstützte automatisierte Auftragserfassung

Die 6 Schritte einer automatisierten Auftragsverarbeitung in Dynamics 365

1. Eingang der Bestellung 
   Bestellungen können über verschiedene Kanäle eingehen, wie z.B. über E-Mail, EDI (Electronic Data Interchange), Web-Formulare oder als physische Dokumente.
2. Dokumentenscan und Datenextraktion  
   Eingehende Bestelldokumente werden gescannt und durch OCR-Technologie verarbeitet. Relevante Daten werden extrahiert und in ein strukturiertes Format umgewandelt.
3. Datenvalidierung und Fehlerbehebung  
   Die extrahierten Daten werden validiert, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Anomalien oder Fehler werden durch AI-Algorithmen erkannt und entweder automatisch korrigiert oder zur manuellen Überprüfung markiert.
4. Automatisierte Auftragserfassung
   Die validierten Bestelldaten werden automatisch in D365 FO importiert, wo sie zur Erstellung eines Auftrags (Sales Order) verwendet werden. Alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Artikelnummern, Mengen und Preise werden dabei berücksichtigt.
5. Benachrichtigung und Bestätigung  
   Nach der erfolgreichen Erstellung des Auftrags wird über einen Workflow die Sales Order geprüft und eine automatische Benachrichtigung/Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet.
6. Lager- und Logistikmanagement  
   Lagerbestände werden automatisch aktualisiert, Artikelreservierungen berücksichtigt und daraus die Logistikprozesse zur Erfüllung der Bestellung angestoßen.

Folgende Technologien kommen bei der intelligenten Auftragserfassung in Dynamics 365 zum Einsatz

1. Optische Zeichenerkennung (OCR)  
   OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird verwendet, um Bestelldokumente zu scannen und die relevanten Daten wie Artikelnummern, Mengen, Preise und Kundendaten zu extrahieren. Diese Dokumente können in verschiedenen Formaten vorliegen, wie z.B. als PDF , E-Mail oder Papierdokument. 
2. Natural Language Processing (NLP)  
   NLP-Techniken helfen, den Text in den Bestelldokumenten zu verstehen und zu interpretieren. Dadurch können auch unstrukturierte Daten, wie sie oft in E-Mail-Bestellungen vorkommen, verarbeitet werden.
3. Machine Learning Modelle (ML)
   ML-Modelle werden trainiert, um Muster und Anomalien in den Bestelldaten zu erkennen. Diese Modelle können kontinuierlich verbessert werden, indem sie aus neuen Daten lernen und ihre Vorhersagen entsprechend anpassen.
4. Moderne Cloudlösung D365 Fincance & Operations (D365 FO) und Microsoft Power Automate  
   Die extrahierten und verarbeiteten Daten werden nahtlos in die Bestellverarbeitungs-Workflows von D365 FO in der Cloud integriert. Dies umfasst die automatische Erstellung von Verkaufsaufträgen, Aktualisierung von Lagerbeständen und Anpassung von Lieferzeiten.

Vorteile des AI-unterstützten Automated Order Capturing in Dynamics 365

1. Effizienzsteigerung  
   Durch die Automatisierung des gesamten Bestellvorgangs wird der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung im Vertriebsinnendienst erheblich reduziert.
2. Fehlerreduktion  
   Die Verwendung von OCR (Optical Character Recognition) und Machine Learning (ML) reduziert menschliche Fehler bei der Datenextraktion und -verarbeitung.
3. Zeit- und Kostenersparnis  
   Weniger manuelle Eingriffe und Fehler bedeuten Zeitersparnis und geringere Betriebskosten, somit weniger Bedarf an Nacharbeiten oder Korrekturen.
4. Skalierbarkeit  
   Das System kann problemlos mit steigendem Bestellvolumen umgehen, ohne dass zusätzlicher personeller Aufwand erforderlich ist.
5. Verbesserte Kundenzufriedenheit  
   Schnellere und genauere Bestellverarbeitung führt zu kürzeren Lieferzeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Fazit  

Die AI-unterstützte Möglichkeit zum Automated Order Capturing in Microsoft Dynamics 365 FO revolutioniert die Art und Weise, wie Bestellungen und Aufträge erfasst und verarbeitet werden. Durch die einfache und schnelle Integration von OCR, NLP und ML mit den robusten ERP-Funktionen von D365 FO können Unternehmen ihre Bestellprozesse optimieren, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern.  

Innovative Features von Microsoft Dynamics 365

Neben Automated Order Capturing bietet Microsoft Dynamics 365 eine Vielzahl weiterer Funktionen, die Sie nutzen können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Erleben Sie innovative Features von Microsoft Dynamics 365 – entstanden aus langjähriger Projektarbeit mit maximalem Mehrwert für die Branchen Life Sciences und Fertigung.