Revisionssichere Dokumentenablage mit SharePoint Online
Vernetzt arbeiten und zugleich gesetzliche Vorgaben einhalten
Unser Arbeitsalltag verändert sich: Softwarelösungen, die die Zusammenarbeit unterstützen und das Teilen von Dokumenten extrem vereinfacht haben, sind längst eine Selbstverständlichkeit. Dieser digitalisierte Umgang mit Dokumenten wirft allerdings neue Fragen hinsichtlich ihrer sicheren Archivierung auf. Ist eine revisionssichere Dokumentenablage mit einem modernen Enterprise Content Management System (ECM) wie zum Beispiel SharePoint Online überhaupt möglich?
ECM-Systeme bündeln das Wissen Ihres Unternehmens und machen es den Mitarbeitern digital, strukturiert und zu jederzeit von (im Prinzip) jedem Ort aus zugänglich. Zwar lassen sich die fünf Hauptfunktionen eines ECM-Systems – Datenerfassung, Verwaltung und Nutzung, Speicherung, Aufbewahrung und zur Verfügung stellen – auch mit jeweils einzelnen Lösungen umsetzen. Aber gerade ein übergreifendes System bringt entscheidende Vorteile: Denn je integrierter Ihre Prozesse sind und je weniger Silo-Lösungen existieren, umso effizienter können Ihre Mitarbeiter auf die Informationen und Dokumente zugreifen, die sie benötigen – und umso besser lässt sich eine revisionssichere Dokumentenablage umsetzen.
Was genau bedeutet „revisionssicher“?
Es geht um eine systematische und den rechtlichen Vorgaben entsprechende elektronische Archivierung von Daten. Schon als Angebote, Rechnungen und Jahresabschlüsse noch ausschließlich auf Papier vorlagen, mussten Unternehmen bestimmte Aufbewahrungsfristen erfüllen – um zum Beispiel für eine Steuerprüfung gerüstet zu sein. Mit der Digitalisierung vieler Prozesse hat nicht nur die Menge der Daten deutlich zugenommen. Zugleich sammeln sich verschiedene Versionen gleicher Dokumente, mehr Nutzer greifen mit unterschiedlichen Anwendungen und Zugriffsrechten auf die Daten zu, verändern sie und legen sie schließlich wieder irgendwo ab. Oft sind die Wege und Zustände digitaler Informationen nur noch schwer nachvollziehbar.
Daten revisionssicher abzulegen heißt, sie so zu speichern, dass sie vor nachträglicher Veränderung geschützt sind. Mehrere Gesetze, wie etwa das Handels- und das Umsatzsteuergesetz, regeln, welche Aufbewahrungspflichten von den Unternehmen einzuhalten sind. Dabei geht es schon längst nicht mehr um Papierarchive: denn die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ergänzen die genannten Gesetze eben genau um diesen digitalen Aspekt. Auch wie Cloud-Ressourcen hier einbezogen werden können, ist geregelt (GoBD, Fassung 2019, Randziffer 20).
Digitalisierung und Automatisierung vereinfachen die revisionssichere Ablage
Der Nutzung eines modernen ECM-Systems wie zum Beispiel SharePoint Online steht demnach nichts im Wege. So lassen sich in SharePoint Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die verhindern, dass Dokumente innerhalb bestimmter Fristen geändert oder gar gelöscht werden können. Nur Nutzer, die wie etwa Administratoren über die entsprechenden Rechte verfügen, können diese Richtlinien erstellen oder Dokumente ändern, auf die diese Richtlinien angewendet wurden. Mit SharePoint sind Sie außerdem in der Lage, dem Betriebsprüfer genau die Art von Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren, die dieser wünscht: Entweder greift der Prüfer direkt mit Nur-Lese-Berechtigung auf die Daten zu, erhält eine maschinelle Auswertung oder die Datenträger als solche.
Um die DSGVO zu erfüllen, spielt auch der physische Ort, an dem die Daten aufbewahrt werden, eine Rolle. Microsoft bietet hier mehrere Möglichkeiten: Daten europäischer Unternehmen werden standardmäßig auch in Rechenzentren innerhalb der EU gehostet. Wer möchte, kann auch dedizierte Kapazitäten in Deutschland nutzen.
Diese Beispielfunktionen von SharePoint Online zeigen, dass eine ECM-Lösung die revisionsichere Dokumentenablage stark vereinfachen kann. Durch das Hinterlegen der Aufbewahrungsrichtlinien sowie der entsprechenden Nutzerrechte wird der Prozess automatisiert und damit deutlich weniger fehleranfällig. Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen benötigen oder mit einem unseren Experten persönlich sprechen möchten.
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