Von der passenden Lizenz bis zum Regieplan: Live-Events online veranstalten
Videokonferenzen sind in den letzten Monaten für viele von uns zur beinahe täglichen Selbstverständlichkeit geworden. Warum diesen digitalen Zeitgeist nicht weiterdenken und auch größere Veranstaltungen und Versammlungen online veranstalten? Wichtig dabei: die richtigen Tools und eine gute Vorbereitung.
Die Corona-Pandemie hat eine digitale Entwicklung beschleunigt, die bereits im Gange war und die auch langfristig gesehen unseren Arbeitsalltag verändern wird. So finden inzwischen immer mehr typische Präsenz-Veranstaltungen, wie Betriebsversammlungen, Produkt-Präsentationen und ähnliches, online statt – auch Webinare erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Doch größere Online-Events zu veranstalten, ist eindeutig etwas anderes, als mal eben ein Video-Meeting mit einigen wenigen Teilnehmern einzuberufen und durchzuführen.
Live-Events online mit tausenden Teilnehmern
Die gängigen Tools für Videokonferenzen – von Zoom über Skype bis Microsoft Teams-Meeting – sind nur für eine begrenzte Zahl an Teilnehmern gleichzeitig konzipiert. Zudem sind die Anwendungen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit aller Teilnehmer miteinander ausgelegt. Bei einer Online-Veranstaltung, wie etwa einer Produkt-Präsentation, ist es oft sinnvoller, wenn der Ablauf an das analoge Format angelehnt ist: ein Redner oder mehrere Redner präsentieren, simultane Übersetzung wird angeboten, mehrere Tracks laufen gleichzeitig, etc.
Wie lässt sich das in der Praxis umsetzen? Wenn Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten, können Sie auch die Funktionen rund um „Live-Events“ nutzen, ohne dass weitere Kosten anfallen. Damit steht Ihnen sofort ein leistungsfähiges Werkzeug für die Umsetzung von Online-Veranstaltungen und Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmer (mit der Advanced Communication License sogar für bis zu 20.000 Teilnehmer) zur Verfügung. Wir möchten Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, technischen Voraussetzungen und hilfreiche Tipps für die Organisation geben.
Welche Lizenzen werden benötigt?
- Die Organisatoren, die Produzenten und die Referenten des Live-Events benötigen eine Lizenz für Microsoft Teams und einen vollwertigen Teams Client.
- Die Teilnehmer einer öffentlichen Veranstaltung können sich mit ihrem mobilen Endgerät oder einem Desktop über einen Teams Client für Zuschauer oder einfach über einen Browser einwählen.
- Für private oder organisationsweite Events wird ein entsprechender AD-Account zur Autorisierung benötigt. Außerdem ist eine Teams-Lizenz – egal ob für den Zugriff per Browser oder Client – notwendig.
Funktionen für Teilnehmer
- Live-Events werden nicht sofort live, sondern um 30 Sekunden versetzt als Aufzeichnung bereitgestellt. Das ermöglicht zusätzliche Services, wie etwa die Transkription oder die Pause-Funktion. Zudem müssen Sie entscheiden, ob die Funktionen von Teams Live-Events genügen oder ob Sie zusätzliche Streaming-Tools (wie etwa OBS-Studio mit Network Device Interfaces) einsetzen wollen.
- Aktiven Teilnehmern, wie Referenten und Produzenten, steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Zuschauer können nur zusehen und zuhören, sich selbst per Audio oder Video hinzuschalten können sie nicht.
- Zuschauer können über ein Chatfenster Fragen stellen, ein direkter Chat ist dies jedoch nicht. Der Moderator oder der Referent bekommt die Fragen angezeigt und kann sie aufgreifen.
- Alle Live-Events werden automatisch aufgezeichnet – diese Funktion ist per default aktiv.
- Untertitel können in sechs verschiedenen Sprachen eingeblendet werden.
Und sonst? Gute Planung auch für Online-Events
Auch wenn das Event, die Versammlung oder die Produkt-Präsentation online stattfindet, sollte sie gut geplant und möglichst professionell organisiert werden – erst recht, wenn (potenzielle) Kunden und Geschäftspartner teilnehmen. Dazu gehört es, sich vorab einen detaillierten Ablaufplan zu überlegen sowie einen Moderator und ein Regie-Team zu bestimmen. Welche Referenten sollen sprechen und wo steht ihnen dafür eine geeignete Technik zur Verfügung? Eine gute Kamera, ein ebenso hochwertiges Mikrofon und eine schnelle Netzanbindung sind essentiell für einen guten Auftritt. Einige technische Finessen kommen hinzu: So müssen beispielsweise vorab Hintergrundbilder erstellt sowie Präsentationen für das Sharing vorbereitet werden. Eine Generalprobe vorab ist empfehlenswert.
Mit einem Regieplan sorgt das Regie-Team für einen geordneten und zeitlich passenden Ablauf: Wann muss wer zu- bzw. stumm geschaltet werden, wann wird welche Präsentation eingeblendet und wie wird sichergestellt, dass der Moderator direkt auf Fragen aus dem Auditorium zugreifen kann. Und schließlich: Denken Sie daran, die potenziellen Teilnehmer rechtzeitig einzuladen – nicht einfach durch eine kurze Info wie bei einem Meeting, sondern mit einer professionell formulierten Einladung, die zugleich alle notwendigen technischen Informationen für den Zugang enthält. Denn ein hochwertiges Online-Event kann eine analoge Veranstaltung gut ersetzen und beweist, dass Sie zeitgemäß denken und arbeiten.
Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, sprechen Sie uns an.
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