Planung und professionelle Unterstützung für das Rollout eines neuen Vertriebsportals

Die Versicherung betreibt deutschlandweit ein dichtes Vertriebsnetz aus über 1.000 hauptberuflich tätigen, größtenteils selbständigen sowie knapp 4.000 nebenberuflich tätigen selbständigen Vermittlern. Diese sollten über das intern über mehrere Jahre entwickelte Vertriebsportal VTP2 erstmals direkt an die zentrale Datenverarbeitung angebunden werden, um eine bessere und einfachere Unterstützung und Steuerung aller Vertriebsaktivitäten zu erreichen. Damit verbunden waren eine Vielzahl von  organisatorischen Veränderungen sowie ein großer Schulungsbedarf für die Vermittler.

Schon für den ersten Schritt, die Planung des Rollouts für das Stammhaus, engagierte die HUK-COBURG die erfahrenen Berater der Göttinger SYCOR mbs GmbH. Nach einem initialen Workshop übernahm die Sycor mbs die Erstellung des Umsetzungskonzeptes, in dem neben dem detaillierten Schulungsplan alle trainingsrelevanten Aufgaben festgehalten wurden. Das Schulungskonzept und die Fachtrainer waren vorgegeben, und die Herausforderung bestand darin, 200 Führungskräfte und  ausgewählte Vermittler unter möglichst gleichmäßiger Belastung der wenigen Fachtrainer aus der Linie zu qualifizieren, und darauf aufbauend die Schulungen in der Breite zu planen. Weiterhin galt es, das Konzept sauber in alle Ebenen zu kommunizieren, um die Veränderungen umzusetzen und die vielfältigen Aktivitäten synchronisieren zu können.

Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, stellte die Sycor mbs den HUK-Verantwortlichen ein Projekt Management Office Team (PMO) mit je einem Senior- und einem Junior-Projektmanager während der gesamten Projektlaufzeit zur Seite.

Die Projektleiterin Katrin Petersen fasst Ihre Erfahrungen folgendermaßen zusammen: „Ein Erfolgsfaktor für das PMO war die wöchentliche Präsenz sowohl in Coburg als auch in Göttingen. Das PMO agierte so auch als Informationsdrehscheibe zwischen der HUK-Projektleitung in Coburg und dem Organisationsteam in Göttingen und konnte während des gesamten Projektverlaufs auf kurzem Wege Abstimmungen und Feinjustierungen vornehmen.“

Im zweiten Schritt übernahm die Sycor mbs die Schulungsorganisation und das Teilnehmermanagement für das Rollout über ein Jahr. Bei den Schulungen wurde möglichst weitreichend auf die in den 38  Geschäftsstellen vorhandene Infrastruktur zurückgegriffen. Das PMO übernahm die Koordination zwischen der sechs-köpfigen Arbeitsgruppe in Göttingen und den  internen Abteilungen der Versicherung. Hierzu mussten die DSL-Bandbreite einer Reihe von Standorten aufgestockt und die geplanten Termine mit internen  Maßnahmen abgestimmt werden. Im Bedarfsfall wurde auf Tagungsräume in Hotels oder Tagungszentren zurückgegriffen. Jede Organisationseinheit wurde mit einem  oder mehreren Schulungsnetzwerken sowie den Schulungsmaterialien, Software und Zugangstoken für die Teilnehmer ausgestattet. Auch hier achtete das Sycor-Team  schon bei der Planung auf eine möglichst gleichmäßige Belastung der internen Ressourcen. Bei Fragen zu Hotelbuchungen und Trainingsablauf konnten sich die Trainer und Schulungsteilnehmer direkt an eine spezielle Hotline bei Sycor mbs wenden.

Im dritten Schritt wurde eine erweiterte Version des VTP2-Vertriebsportals über ein weiteres Jahr bei der Tochtergesellschaft VRK ausgerollt. Dieser Schritt beinhaltete  eine eigene Pilotphase sowie die Ausbildung von 30 Trainern und einer Fachhotline. Weitere Aktivitäten, wie das Stammdatenmanagement zur Useranlage, unterstützten die nahtlose Integration des VRK-Vertriebsnetzes in die Infrastruktur des Konzerns. Letztere sollte durch den Rollout möglichst wenig belastet werden. So fanden die Schulungen für 450 Vermittler über einen Zeitraum von vier Monaten und weitgehend in konfessionellen Einrichtungen statt.

Für den Projektverantwortlichen Dr. Michael Reif steht nach dem erfolgreichen Projekt fest: „Die Planung und Durchführung der Qualifizierung von 5.000 Usern ist eine sehr  komplexe Aufgabe. Dass die User größtenteils keine Mitarbeiter, sondern selbstständige oder nebenberufliche Vermittler sind, macht die Sache nicht unbedingt  einfacher. Mit Sycor mbs haben wir einen verlässlichen und erfahrenen Partner gefunden, der uns dabei perfekt unterstützte.“

Das Rollout-Projekt wurde nach über zwei Jahren mit der Qualifizierung von knapp 5.000 Personen erfolgreich abgeschlossen.