Mit Prozess-Workshops zu einheitlichen, abgestimmten und effizienten Prozessen

Mit Prozess-Workshops zu einheitlichen, abgestimmten und effizienten Prozessen in der Life Sciences Industrie

19. Juni 2025

"Wozu ein Prozessworkshop? Wir kennen unsere Prozesse!". Das ist richtig. Und niemand kennt sie besser als Sie, liebe Kunden. Und dennoch hat jeder in der Firma eine eigene Sicht auf den jeweiligen Prozess. Das Management sieht vornehmlich die wert-schöpfenden Endschritte. Die Arbeitsvorbereitung achtet besonders auf die Stellen, an denen Produktpuffer entstehen, die Qualitätssicherung dagegen auf minimale Abweichungen der gesetzten Ziele. Die Sachbearbeiter sehen die Aufgabenschritte auf ihrem eigenen Pfad und nehmen minimale Abweichungen vom gewohnten Ablauf wahr. In diesen unterschiedlichen Sichtweisen zeigt sich die gewachsene Kultur einer Organisation.

Wenn wir jeden der eben erwähnten Stakeholder bitten, uns seine Sicht vom Prozess zu beschreiben, Schritt für Schritt, erhalten wir im besten Falle ein schlüssiges Gesamtbild. Oftmals "knirscht" es aber auch schon bei der Bestandsaufnahme. Da passen die Sicht und das Verständnis des einen Rolleninhabers nicht nahtlos zur Auffassung des Prozessnachbarn und die Folgen sind Unklarheit und geringe Effizienz, Qualitätseinbußen sowie auftretende Fehler.

Es kommt vor, dass uns Kunden im Zuge einer Softwareneueinführung mitteilen, dass der Prozess zwar liefe, aber keine valide Beschreibung dazu existiere. In einer solchen Situation spiegelt das Anforderungsregister für die neue Software eher die Mängel der alten Situation wider als eine auf Kundennutzen und Wettbewerbsfähigkeit ausgerichtete Sammlung.

CRM Operations Management in der Life Sciences Branche — Alexander Frass, CRM Operations Manager

Für die meisten Unternehmen ist es ein wichtiger Schritt, wenn Fachverantwortliche, Sachbearbeitungen und IT sich ein gemeinsames Bild von der Zusammenarbeit als Prozess schaffen und auf dieser Basis miteinander um die beste Lösung verhandeln.

Ein Prozessworkshop ist ein gutes Format, um diese gemeinsame Sicht zu erarbeiten. Der weltweite Prozessmodellierungsstandard BPMN (Business Process Model & Notation) bietet eine gemeinsame Sprache, mit der sich jedes denkbare Ablaufmuster in der geschäftlichen Zusammenarbeit abbilden lässt. Man spricht aus unterschiedlicher Warte über die Prozesse und dokumentiert sie in einer standardisierten Weise. Obwohl die Darstellung der Prozesse standardisiert ist, gibt es für die Prozesse selbst keine Vorgabe, außer, dass sie in sich schlüssig sein sollten.

Damit die Diskussion um den besten Prozess eine innovative Dynamik entfalten kann, sollte die Zielsetzung des Workshops klar kommuniziert sein: geht es um das Process-Discovery, also um die systematische Erfassung der bestehenden Abläufe mit dem Ziel, Schwachstellen aufzuspüren? Hier kann es Wunder wirken, wenn die unterschiedlichen Stakeholder ihre Prozesssicht widergespiegelt bekommen und vor aller Augen ein gemeinsames Bild entsteht: Man sieht, wo Beteiligte nicht die Informationen zur Hand haben, die sie für ihre Arbeit brauchen. Man sieht, wie Aufgaben zwischen Personen oder Abteilungen hin- und hergeschoben werden, oder Mitarbeiter bei der Arbeit zwischen Masken verschiedener Anwendungen oder Excel-Tabellen springen müssen, um alle Informationen zusammenzuhalten.

Mit Prozess-Workshops zu einheitlichen, abgestimmten und effizienten Prozessen

Oder soll es in dem Workshop darum gehen, sich gedanklich von den gewachsenen und gut geübten Abläufen zu lösen und den eigenen Prozess so zu formulieren, dass die Bedürfnisse Ihrer Kunden im Mittelpunkt stehen? Hier können Sie mitunter eine Menge historisch gewachsenen "Ballast" über Bord werfen. Das setzt jedoch eine starke Führung und Ihre Bereitschaft voraus, die eigenen Prozesse aus der Sicht Ihrer Kunden zu verstehen.

Der Prozessworkshop ist ein Baustein in dieser Entwicklung. Wenn ein Prozess sich nicht logisch sauber modellieren lässt, haben wir ihn noch nicht ausreichend durchdrungen. Dann steckt noch einiges an impliziter Kommunikation im Prozess, die durch die Modellierung ins Bewusstsein gehoben wird. Diese „Entdeckung“ wird von den Beteiligten immer mit großer Freude aufgenommen, und es kommt ein innovativer Schwung auf, wie wir es wiederholt in unseren Workshops feststellen konnten.

Mit einem Prozessworkshop kann man die Kultur des Unternehmens nicht umkrempeln, aber mit jedem Prozessworkshop entwickeln die beteiligten Personen die Kompetenz, Prozesse in korrekten BPMN-Modellen zu diskutieren. Die unmittelbare Visualisierung und die externe Prozessberatung helfen bei der Abstimmung und sorgen für gegenseitiges Verständnis. Es lohnt sich, den Personenkreis schrittweise auf alle beteiligten Organisationen zu erweitern. Damit wird die „Prozessreife“ der gesamten Organisation gesteigert.