Lernfähiger, virtueller SAP-Experte: iRPA

Jeden Datenimport und jeden Verarbeitungsschritt im SAP-System per Hand anzustoßen – dass ist schon bei einfachen Prozessen heute kaum mehr vorstellbar. Der Arbeitsaufwand wäre immens und schlicht nicht zu stemmen. Viele Abläufe führt SAP deshalb teilautomatisiert durch, wenn die Integration mit der Datenbank und angrenzenden Anwendungen stimmt. Mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) lassen sich zudem komplexere Prozesse automatisieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten – wir haben diesem Thema einen eigenen Blogpost gewidmet.

Intelligente RPA? Was soll das sein?

Im Alltag jedes Nutzers gibt es Aufgaben, die immer wiederkehren. Ist ein solcher Prozess klar strukturiert und unabhängig von variierenden Einflüssen, kann mit RPA-Funktionen ein Workflow erstellt werden. Sobald aber komplexere Abhängigkeiten auftauchen oder gar Entscheidungen den Ablauf beeinflussen, genügen RPA-Konzepte nicht mehr.

Ein Beispiel: Schon bei der digitalen, automatischen Ablage von Eingangsrechnungen ist es schwierig, die Abläufe klar zu definieren. Denn zwar scheint der grobe Prozess klar zu sein – Rechnung digitalisieren, Absender- und Rechnungsdaten auslesen, Daten einem SAP-Vorgang zuordnen – aber jede Rechnung hat ein anderes Format. Es gibt keine fest definierten Felder, wo etwa die Adresse und die Kontoverbindung des Absenders zu stehen haben. Das heißt, der Bot, der den Prozess abarbeitet, muss entscheiden, welche eingelesene Zeichenfolge der Name, welche die Adresse und welche die IBAN ist und was sonst noch benötigt wird. Viele RPA-Tools leisten hier bereits gute Arbeit, die zumindest effektiver als die manuelle Einpflege ist, und können auch trainiert werden. Aber da geht noch mehr.

Intelligente RPA (iRPA) arbeitet mit Machine Learning und Künstlicher Intelligenz. Das bedeutet zum Beispiel, dass der Bot im Hintergrund vom Nutzer lernt. So kann er etwa aus historischen Rechnungen und den daraus erfassten Daten Schlüsse für seine Entscheidungen ziehen. Auch immer, wenn der Mensch korrigierend eingreifen muss, lernt der Bot dazu. Jenseits dieses einfachen Beispiels sind die möglichen Einsatzgebiete von iRPA vielfältig. Gerade weil immer mehr unstrukturierte Daten aus immer mehr sehr verschiedenen Kanälen in das eigene SAP-System einfließen – von Social Media bis zu gesprochener Sprache aus Chatbot-Beratungen – wird es künftig nützlich sein, wenn die Automatisierung auf intelligente Feature zurückgreifen kann.

Die drei Hauptkomponenten von SAP iRPA

Die intelligente RPA-Lösung von SAP besteht aus drei hybriden Komponenten. Die Basis bildet das Desktop Studio: Auf dieser Entwicklungsumgebung werden die Bots erzeugt und mit Eigenschaften versehen. Ein Capture Tool erfasst beispielsweise das, was der Nutzer in seiner Anwendung tut. Dieser Ablauf kann dann noch modifiziert, ergänzt und parametrisiert werden. Als Cloud-Lösung stellt SAP zudem das Cloud Studio bereit, welches über einen Webbrowser aufgerufen werden kann.

Für den Überblick sorgt die iRPA-Komponente Cloud Factory. Sie wird auf der SAP Cloud Plattform gehostet und zeigt in einem Dashboard alle Informationen über die eigenen Bots an. Dazu zählen beispielsweise der aktuelle Status, Laufzeitinformationen, Hierarchien und Variablen. Hier können auch vordefinierte Bot-Packages der SAP aktiviert werden.

Der Desktop Agent wird auf dem System des Nutzers installiert und ausgeführt. Er sorgt für die notwendigen Interaktionen mit dem Nutzer, den angrenzenden Prozessen und Anwendungen. Vereinfacht gesagt: Der Desktop Agent führt all das aus, was über die Bedienoberfläche ausgeführt werden muss und stellt über APIs die notwendigen Verbindungen zu Datenbanken, Webseiten und anderen Anwendungen her.

Kleine Tests, große Wirkung

Starten Sie einen einfachen Versuch und automatisieren Sie einzelne kleinere Abläufe. Der initiale Aufwand ist gering, weil SAP iRPA praktisch wie ein virtueller Mitarbeiter daherkommt. Sie müssen weder bestehende Systeme ändern noch gleich komplizierte, unternehmensübergreifende Prozesse automatisieren. Mit kleinen Schritten lässt sich sehr gut veranschaulichen, was mit RPA möglich ist. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Anzahl der Bots, die Sie bald unterstützen werden, schnell wächst.