Automatisierung alltäglicher Workflows

Kleine Automatisierungen erleichtern den Arbeitsalltag immens – spätestens seit man als Nutzer komplexe Formeln hinter jedes Excel-Feld legen und damit immer wiederkehrende Berechnungen teilautomatisieren kann. Strukturierte Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen, können sehr gut durch Software-Bots durchgeführt werden. Dabei geht RPA deutlich weiter als die Funktionen von Tabellenkalkulationsprogrammen: Bots ahmen das Verhalten eines menschlichen Nutzers nach und arbeiten damit praktisch dessen Workflow ab, den dieser zuvor definiert hat.

Ein einfaches Beispiel: Für einen täglichen Report müssen die Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt, nach vorgegebenen Kriterien ausgewertet und visualisiert werden. RPA ist eine Software-Technologie, die in der Lage ist, solche Workflows zu lernen und automatisiert auszuführen. Je nachdem wie der Prozess strukturiert ist, kann er voll autonom (sogenannte „unbeaufsichtigte Bots“) oder durch den Nutzer gesteuert („beaufsichtigte Bots“) ablaufen.

Der Fachanwender automatisiert seine Prozesse selbst

Werden repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Prozesse (teil-)automatisiert, werden zunächst vor allem die Mitarbeiter entlastet. Studien zeigen immer wieder auf, wie viel Zeit wir mit Tätigkeiten „verschwenden“, die einfach immer wieder abgearbeitet werden müssen. Vor allem wenn es um Prozesse geht, die den Zugriff auf mehrere Anwendungen benötigen, kommt es schnell zu Fehlern oder Problemen. Ein Software-Bot erledigt das schneller und vergisst nichts. Die Einsatzszenarien sind vielfältig und reichen von der Datenprüfung und -zusammenführung über das Ausfüllen von Formularen bis hin zur Auftragserfassung, Rechnungsverarbeitung und dem Auslösen bestimmter Prozesse.

Die meisten RPA-Tools unterstützen Low-Code- bzw. No-Code-Ansätze. Das heißt, Fachanwender mit geringen Programmierkenntnissen sind in der Lage, ihre eigenen Prozesse zu automatisieren. Das ist äußerst hilfreich, weil die Fachanwender natürlich die Experten für ihre Prozesse sind und zugleich nicht für jede kleinere Workflow-Automatisierung auf die IT-Abteilung angewiesen sind. Bei komplexeren Abläufen, die etwa abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifend automatisiert werden sollen, empfiehlt es sich jedoch, neben den betroffenen Abteilungen auch Programmierer, Compliance-Verantwortliche und das fachliche Management ins Boot zu holen.

Wenn RPA intelligent wird

RPA kann in Kombination mit anderen Technologien noch mehr leisten. Durch die Integration eines Chatbots etwa können Interaktionen in den Prozess einfließen. Texterkennung, Job-Scheduling oder digitale Signaturen ermöglichen komplexere, medienübergreifende Prozessautomatisierung. Dies alles sind Schritte hin zu einer intelligenten RPA (iRPA), die dank eines KI-Algorithmus aus den unstrukturierten Daten Handlungsempfehlungen macht und dabei sowohl Kontext und zusätzliche Rahmenbedingungen einbezieht. Bei SAP wird dieser Trend als Hyperautomatisierung bezeichnet: RPA greift auf intelligente Funktionen zurück, um die beste Strategie für die Durchführung der jeweiligen Aktionen zu ermitteln.

Mit SAP Process Automation stellt die SAP genau solch eine iRPA-Lösung zur Verfügung. Bei welchen konkreten Geschäftsprozessen sie unterstützen kann, welche Erfahrungen es gibt und was Unternehmen bei der Einführung beachten sollten, beleuchten wir im zweiten Teil unserer RPA-Blogreihe.