In sieben Schritten zur erfolgreichen ERP-Einführung 

Ein neues ERP-System ist nicht einfach nur eine neue Software. Vielmehr geht es darum, Unternehmensprozesse neu zu bewerten und zu optimieren – eine wichtige Voraussetzung, um die neuen, digitalen Möglichkeiten nicht nur überzustülpen, sondern individuell angepasst zu nutzen. Versuchen Sie, Etabliertes kritisch zu sehen und hinterfragen Sie, wie Digitalisierung, Automatisierung und die Nutzung von Daten mehr Produktivität und Innovationskraft bringen können. Gliedern Sie Ihr Projekt deshalb in überschaubare Phasen.

Phase 1: Vorüberlegungen

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für umfassende Vorüberlegungen und beziehen Sie von Anfang an alle Stakeholder mit ein. Bei welchen aktuellen Herausforderungen kann und soll ein neues ERP-System Sie konkret unterstützen? Definieren Sie die übergeordneten geschäftlichen Ziele. Treffen Sie eine grundsätzliche Vorauswahl und lassen Sie unabhängig beraten. Budget-, Zeit- und Ressourcenplanung sollten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Geschäft passen.

Phase 2: Anforderungsanalyse (Plan for Implementation)

Formulieren Sie Ihre Anforderungen an das neue System nun detailliert und definieren Sie konkrete KPIs. Beziehen Sie die Fachabteilungen mit ein. Wie ist die ERP-Situation in Ihrem Unternehmen bisher und was soll ein neues ERP-System leisten? Hinterfragen Sie Ihre Prozesse kritisch: Um welche Prozesse geht es? Wie sehen diese bisher aus? Gibt es Medienbrüche, doppelte Datenerfassung oder fehlt es an Integration?

Phase 3: Projektplanung

Im dritten Schritt fließen alle Vorüberlegungen und Anforderungsanalysen zusammen. Daraus können Sie einen groben Projektplan entwickeln, das Team – von Projektleiter über Key User bis Berater – zusammenstellen, das Budget und die IT-Infrastruktur genauer planen. Ein möglichst detailliertes Projekthandbuch, in dem Verantwortlichkeiten, Eskalationen und andere Abläufe beschreiben sind, bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit.

Phase 4: Prozessmodellierung und Datenkonzept

Nun werden die Prozesse so designt und umgebaut, dass sie das Geschäft nahtlos abbilden und den definierten Anforderungen entsprechen. Technische Spezifikation müssen bestimmt, Funktionen und Abläufe beschrieben und das Change Management geplant werden. Dabei kommt es besonders auf die enge Zusammenarbeit der Fachabteilungen und eine gute Beratung an. Jetzt können Sie ihr derzeitiges Datenkonzept an den neuen, zentralen Ansatz anpassen und die Migration der Daten planen.

Phase 5: Implementierung

In dieser Phase werden Infrastruktur und Software-Komponenten installiert oder als Cloud-Lösung bereitgestellt – möglichst ohne das Tagesgeschäft zu stark zu beeinflussen. Planen Sie eine Testphase ein. Richten Sie Nutzerprofile und Authentifizierungs-Routinen ein, ebenso die gewünschten Security-Level und Service Level Agreements mit dem Dienstleister.

Phase 6: Integration und individuelle Anpassung

Damit die ERP-Lösung ihre Vorteile ganz individuell für Ihr Unternehmen ausspielen kann, ist noch etwas Feinschliff notwendig. Alle Prozesse und Anwendungen müssen nahtlos ineinandergreifen, wo notwendig, Eingabemasken etc. individuell angepasst sein. Die Schulungen der Mitarbeiter stehen jetzt an und die Systemdokumentationen sollten vervollständigt und aktualisiert werden.

Phase 7:  Operationaler Betrieb

Es kann losgehen: Nach der Datenübernahme und ausgiebigen Tests startet der Echtzeitbetrieb. Idealerweise haben die Nutzer ihre Schulungen abgeschlossen und können nun auf dem neuen System arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass die Nutzer bei Bedarf professionellen Support bekommen.

Ausführliche Informationen in unserem Whitepaper

In unserem Whitepaper „Die Einführung einer neuen ERP-Lösung: Schritt für Schritt zum Erfolg“ haben wir zusätzliche Informationen zusammengestellt. Neben weiteren Details zu den sieben Phasen – wie etwa einer ausführlichen Checkliste – erfahren Sie, warum eine moderne ERP-Lösung für den Mittalstand unverzichtbar ist, wie Sie die passende ERP-Lösung finden und was die häufigsten Fehler bei der ERP-Einführung sind. Außerdem geben wir einen Überblick über Microsoft Dynamics 365 und seine Besonderheiten.

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