TEKO Gesellschaft für Kältetechnik mbh
Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung
Beinahe jede Rechnung, die ein Unternehmen erhält, sieht anders aus. Dennoch lässt sich die Erfassung, Freigabe und Buchung weitgehend digitalisieren und damit automatisieren. Die TEKO GmbH suchte eine Lösung, die mit dem bestehenden ERP-System nahtlos integriert werden kann. Doch mit der Installation einer neuen Software ist es nicht getan: Zuvor mussten die betroffenen Prozesse angepasst werden.
Für die Verbraucher ist es schlicht eine Selbstverständlichkeit, dass Kühl- und Tiefkühlprodukte im Supermarkt so gelagert und zum Verkauf angeboten werden, wie es sein muss: richtig gekühlt. Dahinter stecken komplexe Kühlsysteme und Kühlketten, die modernste Technologien für ein effektives Temperatur- und Klimamanagement nutzen. Die TEKO Gesellschaft für Kältetechnik mbh ist seit über 35 Jahren auf wirtschaftliche und nachhaltige Kältelösungen spezialisiert. Der Lebensmittelhandel ist dabei nur eine von mehreren Branchen, für die TEKO seine Produkte und Services individuell zusammenstellt. Intelligente Kältesysteme werden zudem beispielsweise in der Industrie und im Transportgewerbe gebraucht. Dabei gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Qualitätssicherungsstandards zu erfüllen.
Die TEKO GmbH wurde 1982 gegründet – der Hauptsitz befindet sich in Altenstadt in Hessen. Die knapp 200 Mitarbeiter verteilen sich zudem auf drei weitere Standorte in Hamburg sowie in der Nähe von München und Leipzig. Darüber hinaus unterhält TEKO mehrere Tochterunternehmen in Österreich, Osteuropa sowie Asien. Nicht nur die Kunden von TEKO stellen hohe Ansprüche an die Lösungen, sondern TEKO hat sich ebenfalls selbst höchste Qualitätsansprüche auferlegt. Das bedeutet konkret, dass interne Prozesse und die Zusammenarbeit mit Partnern optimal integriert und weitgehend automatisiert laufen müssen.
Etabliertes ERP-System um Rechnungsprüfung erweitern
Seit Jahren nutzt die TEKO GmbH das ERP-System FOSS der Firma ORDAT. Die Software ist auf die Bedürfnisse mittelständischer Produktionsunternehmen zugeschnitten und hat sich bei TEKO in mehreren Bereichen bewährt. Neben der Produktionssteuerung und -planung unterstützt FOSS zugleich das Finanz- und Rechnungswesen und sorgt damit für die Prozessintegration dieser beiden Bereiche. Die bestehende Lösung sollte nun um eine elektronische Rechnungseingangsprüfung ergänzt werden. Dabei legte TEKO großen Wert auf integrierte und effektive Prozesse. Mit einer elektronischen Rechnungseingangsprüfung sollte der Gesamtprozess weiter harmonisiert und digitalisiert werden. Die Zeit, die für das Management der Rechnungen verwendet wurde, sollte deutlich gesenkt werden um gleichzeitig effizienter und weniger fehleranfällig zu sein.
Auf der Suche nach einer Standardlösung für FOSS, wurde das TEKO-Projektteam fündig: Mit Sycor.Invoice for FOSS bietet Sycor eine nahtlos in das ERP-System integrierte Lösung. Mit ihr werden die Erfassung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen digitalisiert und weitgehend automatisiert. Mit vielen Vorteilen für die Anwender: Durch die prozessgestützte, digitale Verarbeitung aller Rechnungen werden diese künftig in einem System für jeden mit entsprechender Berechtigung einfach und schnell auffindbar sein. Gleichzeitig werden sie revisionskonform abgelegt.
Erst muss der Prozess passen
Soll, wie hier bei TEKO, ein bestehendes ERP-System um eine weitere Lösung ergänzt werden, kann diese Zusatzfunktionalität nicht einfach auf das vorhandene System aufgesetzt werden. „Zunächst haben wir die bestehenden Prozesse gründlich analysiert und ausführlich beschrieben“, erzählt Christian Offermann, Projektleiter seitens Sycor, die TEKO mit der Einführung von Sycor.Invoice for FOSS beauftragte. „Zahlreiche Fragen mussten vorab geklärt werden: Wie liefen die betroffenen Prozesse bisher ab? Wer muss Zugang zum Prozess, sprich zu den Rechnungen, haben, um sie beispielsweise freizugeben? Und wie lässt sich der Prozess so harmonisieren, dass Dunkelbuchungen, also die vollautomatische Verarbeitung, möglich werden?“
Bei TEKO ging es konkret um Kernprozesse in der Finanzbuchhaltung und im Einkauf. Auf Basis der Beratung durch die Experten von Sycor konnten die Prozesse entsprechend vorbereitet werden. Anschließend übernahm Sycor die Einführung der neuen Invoice-Lösung. „Immer wieder stimmten wir uns mit ORDAT, dem Anbieter von FOSS, ab, damit die Gesamtlösung reibungslos funktioniert“, erinnert sich Christian Offermann. Sycor arbeitet eng mit dem Software-Hersteller ORDAT zusammen, um Mittelständlern nützliche Erweiterungen zum ERP-System zu bieten. „Zudem integrierten wir weitere Lösungen, etwa smartFix der Firma Insiders für die Texterkennung. Für die Integration mit dem bestehenden DMS und für die Anbindung weiterer Systeme, wie etwa Microsoft Outlook, waren einige Anpassungen und Weiterentwicklungen notwendig.“
Sycor.Invoice for FOSS liest die eingehenden Rechnungen maschinell mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) aus. Der Abgleich mit den im ERP-System hinterlegten Stamm- und Bestelldaten erfolgt automatisch. Wurde zudem ein Wareneingang verzeichnet, werden die Rechnung verbucht und archiviert sowie die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Der manuelle Arbeitsaufwand ist extrem gering, die Transparenz hingegen durch automatisch erstellte Rechnungsübersichten sehr hoch. Zusätzliche Kosteneffizienz lässt sich durch die konsequente Nutzung von Zahlungsrabatten (Skonti) erreichen. Sycor.Invoice for FOSS kann nach individuellen Prozessvorgaben angepasst werden, etwa, wenn bestimmte Freigabe-Prozeduren einzuhalten sind.
Elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Inzwischen sorgt Sycor.Invoice for FOSS bei TEKO für eine deutlich effektivere Rechnungsverarbeitung: Der digitale Prozess samt automatischer Texterkennung läuft so gut, dass die ausgelesenen Werte nicht einmal mehr von einem Mitarbeiter verifiziert werden müssen. Bei Rechnungen, denen eine Bestellung zugeordnet ist, erfolgt die Verarbeitung komplett automatisiert – vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe.
Damit auch die Nutzer schnell in den Genuss der neuen Funktionalitäten kommen, rundete eine Schulung durch die Experten von Sycor das Projekt ab. Sycor.Invoice for FOSS ist integriert mit FOSS und somit ein großer Vorteil für TEKO, nicht nur aus der Prozessperspektive. Die User können die neuen Funktionalitäten über die gewohnte FOSS-Oberfläche nutzen. Zudem ist die Darstellung sehr übersichtlich, die Dokumente sind leicht auffindbar und dabei trotzdem rechtssicher abgelegt. So spart TEKO mit Sycor.Invoice for FOSS nicht nur Zeit, sondern ist auch langfristig auf der sicheren Seite der Rechnungsverarbeitung.
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