Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG- Abteilungs- und standortübergreifendes Arbeiten
- Transparenz und Einhaltung von Compliance-Anforderungen
- Mehr Effizienz durch Workflows und standardisierte Prozesse
- Effektives Arbeiten durch zentrale Dokumentenablage
- Nahtlose Microsoft Office-Integration und einfache Administration
Perfekt organisierte Pharma-Events dank Microsoft SharePoint von Sycor
Ob Round-Table, Praxisschulungen, Sponsoring oder Kongresse: Bis zu 4.000 Veranstaltungen führt der Pharma-Konzern Boehringer Ingelheim pro Jahr durch. Zur Erleichterung der abteilungsübergreifenden Event-Organisation nutzt das Unternehmen Microsoft SharePoint als zentrale Austauschplattform. Sycor begleitete das Projekt von Anfang an mit Beratung, Implementierung, Training, Change-Management und Support.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist für Pharmaunternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor und spielt auch bei der Veranstaltungsorganisation eine entscheidende Rolle. Hier müssen mehrere Abteilungen gemeinsam auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten können. Gleichzeitig hat die Einhaltung der Compliance oberste Priorität. File-System und E-Mails kommen hier schnell an ihre Grenzen. Boehringer Ingelheim meisterte diese Herausforderung mit Microsoft SharePoint und Sycor. „Mit der SharePoint-Einführung gehört das operative Kreuz und Quer zwischen den Abteilungen Sales, Marketing, Medical, Compliance und Controlling der Vergangenheit an. Eine andere Applikation, die so viele verschiedene Abteilungen täglich nutzen und die so viele unterschiedliche Prozesse vereint, ist mir – bis auf den Speiseplan unseres Mitarbeiterrestaurants – nicht bekannt“ so Patrick Fetzer, CRM Manager bei Boehringer Ingelheim.
Bessere Zusammenarbeit, mehr Effektivität und einfache Administration
Das neue System schlägt gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Das kollaborative und Compliance-konforme Arbeiten wird gefördert. Standardisierte Prozesse und Workflows stellen zudem Effizienz und damit eine echte Zeitersparnis sicher. Auch in Hinblick auf die nahtlose Office-Integration ist SharePoint für viele Pharmaunternehmen die richtige Wahl. Dokumente werden an dem richtigen Ort direkt wieder abgelegt und Team- sowie Individualrechte können einfach verwaltet werden. „Uns ist es gelungen, eine operative Lücke zwischen Innen- und Außendienst zu schließen. Durch die zentrale Ablage und Prozessstandardisierung erzielen wie eine höchstmögliche Transparenz – auch und gerade in Hinblick auf Compliance“ erklärt Wolfgang Schaupp, Gruppenleiter der Abteilung Commercial Operations bei Boehringer Ingelheim.
Alle Leistungen aus einer Hand
Bei der Umsetzung des umfangreichen Projektes griff Boehringer Ingelheim auf das Know-how seines langjährigen Partners Sycor zurück. „Für unsere Kunden ist es vorteilhaft, so viele Leistungen wie möglich von nur einem Dienstleister zu erhalten“ berichtet Harald Tingelhoff, Director Content and Collaboration Services bei Sycor. „Wir haben das Projekt 2011 gestartet, sodass Boehringer Ingelheim 2012 mit SharePoint 2007 live gehen konnte. Ein Update auf SharePoint 2013 erfolgte Mitte 2017, ebenso wie die mobile Nutzung von auf dem iPad“ ergänzt Tingelhoff. Eine besondere Herausforderung stellten die permanenten Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen dar. Ebenfalls nicht ohne: die Sicherstellung von Compliance bei sehr unterschiedlichen Veranstaltungsarten mit einer Teilnehmerzahl zwischen zehn bis 500. Ben Bargenda, Head of Customer Engagement Operations bei Boehringer Ingelheim, freut sich über die individuell zugeschnittene Lösung: „Sycor hat uns auf dem ganzen Weg in allen Steps kompetent unterstützt. Beratung, Konzeptionierung, Entwicklung und neben dem technischen Rollout auch bei Training sowie Change Management. Alles aus einer Hand.“
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