10 Punkte, die eine innovative und sichere cloudbasierte Printmanagement-Plattform kennzeichnen

Sycor Group/

16. April 2024

Drucken ist auch im modern Workplace noch relevant

Papierdokumente sind nach wie vor in vielen Unternehmen an der Tagesordnung und das wird sich auch in naher Zukunft nicht ändern. Die Bandbreite reicht von Angeboten, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen über Materiallisten und Etiketten bis hin zu Konformitätserklärungen sowie Geschäftsberichten, um nur einige zu nennen. Das heißt, das Drucken ist immer noch eine entscheidende Funktionalität für viele Geschäftsprozesse. Doch in den letzten Jahren hat sich unsere Arbeitswelt maßgeblich verändert. Die hybride Arbeitsweise mit Office-Präsenz und Homeoffice hat den Umzug von Anwendungen in die Cloud beschleunigt – das betrifft auch das Printmanagement.

Welche Vorteile eine Cloud-Print-Infrastruktur bringt und welche Funktionen wichtig sind, haben wir in zehn übersichtlichen Punkten für Sie zusammengetragen.

#1 Das Ende lokaler Druckserver

Die Druckserver On-Premises sind vom lokalen Active Directory abhängig. Wenn Sie diese Abhängigkeit beenden möchten, um beispielsweise zu Microsoft Entra zu wechseln oder schon nutzen, ist eine cloudbasierte Druckinfrastruktur ein Muss. So können Sie lokale Druckserver eliminieren und je nach Drucklösung benötigen Sie keine zusätzliche Infrastruktur wie VPN-Gateways oder Ähnliches. Damit können Sie nahtlos den gleichen Prozess wie zuvor mit AD und Gruppenrichtlinien (GPOs) realisieren, um Druckerwarteschlangen für Benutzer verfügbar zu machen. Darüber hinaus bieten hochentwickelte Lösungen ein hohes Maß an Automatisierung für eine unterbrechungsfreie Transition, sodass Mitarbeitende nichts von diesem Übergang mitbekommen.

#2 Weniger IT-Verwaltung

Nachdem die gesamte Infrastruktur und der Support in der Cloud angesiedelt sind, profitieren Sie von weit weniger druckbezogenen Supportanfragen – Unternehmen, die die Printix Plattform nutzen, berichten von einem Rückgang von 50 – 80 %. Denn hier stehen Tools bereit, mit denen Anwender selbstständig auf Druckdienste zugreifen können. Darüber hinaus bieten ausgereifte Lösungen eine zentrale Verwaltungskonsole, mit denen Drucker, Druckwarteschlangen und Treiber remote von überall aus konfigurierbar und verwaltbar sind. Ist die cloudbasierte Druckinfrastruktur mit Diensten wie Entra ID oder Google Gruppenmitgliedschaften gekoppelt, lassen sich darüber automatisch Druckwarteschlangen auf den Anwender-PCs hinzufügen oder entfernen.

#3 Skalierbarkeit und Kostentransparenz

Cloudbasierte Printlösungen sind für jede Organisation geeignet, von fünf bis 500.000 Benutzern weltweit. Wichtig ist ein einfaches Jahres- oder Monatsabonnement pro Benutzer, damit die Kosten transparent und kalkulierbar bleiben.

#4 Verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Produktivität

Eine cloudbasierte Druckinfrastruktur sollte die automatische Erkennung von Druckern mit intelligenter Druckertreiberauswahl sowie die automatische Einrichtung von Druckwarteschlangen nach Standort, Gruppe oder Selbstverwaltung bieten. Das sorgt für effizientere Prozesse und ermöglicht den bequemen und flexiblen Zugriff auf jeden Drucker von jedem Gerät aus, im Idealfall unabhängig vom Betriebssystem (Windows, MacOS, ChromeOS, iOS und Android).

#5 Herstellerunabhängigkeit

Es ist wichtig, zwischen Treibern und der Integration von MFD-Displays (Multifunktionsdrucker) zu unterscheiden. Bei der Verwendung eines automatisierten Queue-Managements sollten alle Original-Treiber von verschiedenen Herstellern verwaltet werden können. Damit wird sichergestellt, dass der volle Funktionsumfang Geräte, z. B. für die Endverarbeitung, genutzt werden kann. Werden die MFD-Displays für sicheren Druck und Workflow genutzt, ist hier ebenfalls auf Herstellerunabhängigkeit zu achten.

#6 Dezentrales Drucken

Mit einer cloudbasierten Druckmanagement-Plattform lässt sich die gleiche Funktionalität und Dokumentensicherheitsarchitektur auf Mitarbeitende in Filialen erweitern. Dafür müssen Sie weder vor Ort sein noch eine zusätzliche Infrastruktur aufbauen.

#7 Microsoft Entra ID (ehemals Azure) Integration

Eine Integration in Microsoft Entra ID ermöglicht Ihnen einen echten Cloud-Arbeitsplatz mit einheitlichem Single Sign-On über Office 365. Das gestaltet das Arbeiten für die Benutzer einfach und sicher.

#8 Einbindung in SAP-Systeme

Gerade für große Unternehmen ist das Zusammenspiel einer Cloud-Print-Infrastruktur mit dem Output-Management-System von SAP essenziell, unabhängig davon, ob das System vor Ort oder in der Unternehmens-Cloud läuft. Idealerweise verfügt die Printlösung über Funktionen, die eine einfache Implementierung in wenigen Schritten ermöglichen, wozu auch die automatische Synchronisation der Geräte zwischen der cloudbasierten Drucklösung und SAP sowie die Rückmeldung über erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Druck in SAP gehören.

#9 Höchste Anforderungen an die Datensicherheit

Dokumente sollten standardmäßig automatisch verschlüsselt werden, sodass Ihr Dokumentendruck End-to-End sicher und geschützt ist. Mit Single Sign-On wird ein sicherer Zugang zur Printlösung über bspw. Microsoft Entra ID, Google Workspace, OKTA oder OneLogin gewährleistet. Darüber hinaus kann durch die Authentifizierung am MFD sichergestellt werden, dass keine Ausdrucke in die falschen Hände geraten.

#10 Zero Trust und Cloud-Printmanagement

Cloudbasierte Druckmanagement-Plattformen verändern unser Business, indem sie es ermöglichen, von jedem mit der Cloud verbundenen Gerät zu drucken. Erstklassige Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen für cloudbasierte Druckmanagement-Plattformen können privat, öffentlich oder hybrid betrieben werden. Diese haben die Art und Weise des Printmanagements revolutioniert und automatisiert, was es auch wesentlich kosteneffizienter macht.

Wir bieten Ihnen die entsprechenden den Lösungen rund um das Thema innovative und sichere cloudbasierte Printmanagement-Plattform als autorisierter Partner von Tungsten Automation an.