Die E-Rechnung kommt!
Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist für moderne Unternehmen unverzichtbar. Ein zentraler Aspekt ist hier die elektronische Rechnungsstellung, bekannt als E-Rechnung (E-Invoicing), die eine effiziente und gesetzeskonforme Alternative zu papierbasierten Prozessen bietet.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ermöglicht nicht nur die elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen, sondern der gesamte Prozess erfolgt digital – von der Erstellung über die Übermittlung und Verarbeitung bis hin zur Archivierung der Rechnungen. Dabei werden standardisierte Formate verwendet, die den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten ermöglichen.
Neues Gesetz zur E-Rechnung ab 01.01.2025: Was Unternehmen wissen müssen
Mit der neuen Regelung, die ab dem 01. Januar 2025 in Kraft tritt, wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verpflichtend. Inländische Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Auch wenn der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die elektronische Rechnungsstellung anbietet, stellt die Umstellung auf E-Rechnungen viele Unternehmen vor große Herausforderungen.
Herausforderungen der E-Rechnungsverarbeitung und die Lösung dafür
E-Rechnungen sind in verschiedenen Formaten und Normen erhältlich, die den Anforderungen unterschiedlicher Länder und Branchen entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Vorgaben erfüllen, die Rechnungsdaten korrekt validieren und die Integration in ihre ERP-Systeme reibungslos verläuft. Hinzu kommt die Notwendigkeit, Betrugsrisiken zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern. Deshalb ist es wichtig, den richtigen Partner an Ihrer Seite zu haben, der langjährige Erfahrung und Know-how in diesem Bereich besitzt.
Sycor bietet zusammen mit seinem Partner Insiders Technologies eine umfassende Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen. Die fortschrittliche Lösung unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen nahtlos und automatisiert in bestehende Systeme zu integrieren. Sie ermöglicht die vollständig automatisierte Verarbeitung nicht nur von elektronischen Rechnungen, sondern auch von anderen nicht-elektronischen Formaten, wie PDF-Rechnungen oder anderen elektronischen Rechnungen, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen. Diese Lösung unterstützt alle gängigen internationalen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung und gewährleistet die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften.
Die Software bietet folgende Hauptfunktionen:
- Automatische Datenerfassung und -anreicherung: Die Lösung extrahiert und validiert Rechnungsdaten automatisch, verbessert deren Qualität durch Anreicherung und sorgt für eine lückenlose Compliance.
- Flexible Integration: Die Software lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und ist mit verschiedenen nationalen und internationalen E-Rechnungsportalen kompatibel.
- Konformität und Sicherheit: Die Lösung stellt sicher, dass alle Rechnungen gemäß den europäischen und internationalen Standards verarbeitet werden, was die Compliance und Datensicherheit gewährleisteten.
Ein wesentlicher Vorteil unserer digitalen Lösung ist die Zentrale Verarbeitung für alle Rechnungsarten, egal ob E-Rechnung, digitale PDF-Rechnung oder eingescannte Papierrechnung. Verschiedene Eingangskanäle können an die zentrale Rechnungsverarbeitungslösung angebunden werden. Rechnungen werden dann einheitlich und unabhängig vom Eingangskanal verarbeitet und anschließend konsistent an das ERP übergeben.
Durch den Einsatz unserer Lösung können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung deutlich optimieren, manuelle Fehler minimieren und die Effizienz ihrer Finanzprozesse erheblich steigern. Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt Zahlungszyklen, verbessert das Cashflow-Management und sorgt für eine höhere Transparenz im gesamten Rechnungswesen.
Die neue Regelung zur E-Rechnung markiert einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf vorbereiten, können nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die E-Invoicing bietet. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für eine erfolgreiche Umstellung zu stellen und die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig zu steigern.
Überprüfen Sie Ihre aktuelle Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, indem Sie sich folgende drei Fragen stellen:
- Kann Ihre derzeitige Lösung verschiedene Rechnungsformate nach einheitlichen Vorgaben in einem gemeinsamen Prozess effizient verarbeiten?
- Bietet Ihre Lösung eine umfassende Prüfung der E-Rechnungen auf Plausibilität und Korrektheit?
- Ist Ihre Lösung in der Lage, neben Rechnungen auch andere Eingangsdokumente wie Lieferscheine oder Materialprüfzeugnisse effizient und sicher zu verarbeiten?
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht mit einem klaren „Ja“ beantworten können, ist es Zeit, aktiv zu werden. Vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin mit unseren Sycor-Experten.
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