Erfolgreiche Modernisierung der SAP-Archivlandschaft

Unter dem gemeinsamen Dach „Universitätsmedizin Göttingen" der Georg-August-Universität sind die Medizinische Fakultät und das Universitätsklinikum zusammengefasst. Ziel dieser integrativen Konstruktion ist es, die enge Zusammenarbeit von Medizinischer Fakultät und Universitätsklinikum in Krankenversorgung, Lehre und Forschung organisatorisch zu verankern. In über 40 Kliniken mit ebenso vielen Polikliniken und zahlreichen Spezialsprechstunden sind alle Grunddisziplinen und ein großes Spektrum medizinischer Spezialdisziplinen in Diagnostik und Therapie kompetent vertreten. Pro Jahr werden im Universitätsklinikum rund 60.000 Patienten stationär und ungefähr 173.000 ambulant behandelt. Einzelne Spezialdisziplinen versorgen ein Einzugsgebiet weit über die südniedersächsische Region und die angrenzenden Bundesländer hinaus.

Herausforderungen der digitalen Archivierung

Zur Archivierung von Dokumenten und Belegen im SAP-Umfeld hat die Universitätsmedizin Göttingen bereits seit 2006 eine Archivlösung im Einsatz. Die Funktionalität der vorhandenen Archivlösung war den aktuellen Anforderungen nicht mehr gewachsen und erwies sich ohne umfangreiche Modernisierungen als nicht mehr tragfähig. „Wir wollten für unser SAP-System eine moderne, stabile und vor allem zukunftssichere Archivierungslösung“, erläutert Dr. Günther Juretzka, stellv. Leiter des Geschäftsbereichs Informationstechnologie der Universitätsmedizin Göttingen. Um weiterhin eine effektive Verwaltung der Daten garantieren zu können, entschied sich die Universitätsmedizin Göttingen für einen Wechsel zur Archivlösung aus dem Hause der EASY SOFTWARE AG. Für dieses Projekt setzte die Universitätsmedizin Göttingen erneut auf die Zusammenarbeit mit dem langjährigen Betreuungspartner Sycor. „Wir haben in der Vergangenheit erfolgreich mit Sycor zusammengearbeitet. Deshalb besteht auf beiden Seiten großes Vertrauen in die Partnerschaft. Ohne Sycor als kompetenten Dienstleister an unserer Seite hätten wir die Umstellung auf das neue System und die Migration unserer Daten nicht so schnell und gut realisieren können“, führt Dr. Juretzka weiter aus. Genutzt wird die Archivlösung vor allem zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Prozesse, wie beispielsweise der Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus wird es auch als Ablage für die elektronische Personalakte und für verschiedene SAP-Archiv-Standard-Prozesse genutzt. Kernanforderung an das Projekt war die Ablösung des Altarchivs einschließlich der Migration der Altdaten in die neue Lösung. Insgesamt wurden innerhalb kürzester Zeit über 4 Millionen. Dokumente in das neue System übertragen.

Schnelle Integration

Der Wechsel zur neuen Archivlösung bedingte, dass zunächst ein Konzept für die neue EASY-Landschaft erarbeitet werden musste. Daran anknüpfend wurde das Migrationskonzept erstellt. Als nächste Schritte hat Sycor die Installation, Einrichtung und Anbindung der Lösung übernommen sowie die Migration der Dokumente vorgenommen. „Innerhalb von drei Monaten haben wir das neue System implementiert und eingerichtet sowie eine Migration der Daten vorgenommen“, so Bengt Mitzinneck, Projektverantwortlicher der SYCOR GmbH.

Über 4 Millionen Belege migriert

Neben dem großen Dokumentenvolumen lag eine weitere Herausforderung des Projekts darin, alle Dokumente vollständig und sicher zu migrieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem sollte der laufende Betrieb möglichst wenig gestört werden. Die Dokumente waren während der gesamten Migration zugreifbar, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen wurden oder sich noch im Altarchiv befinden. Bestehende Dokumente in den alten Archiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das neue Archiv angebunden. „Das Gesamtkonzept der Lösung, wie die einfache Struktur und die Verfügbarkeit vieler Zusatzkomponenten, sprach einfach für sich. Wir denken daher schon darüber nach, weitere SAP-Archiv-Szenarien über die EASY-Lösung abzubilden“, so Dr. Günther Juretzka.