Telefonie und digitale Zusammenarbeit enger verknüpfen 

Das Team um Peter Klett startete ein Transformationsprojekt mit mehreren Zielen: Künftig sollte die IT die Arbeit der primion-Mitarbeiter noch besser unterstützen, insbesondere durch eine Microsoft-Integration der Telefonanlage mit vollem Funktionsumfang. Gleichzeitig war eine Migration auf die Cloud-Lösung Microsoft 365 geplant, wobei Microsoft Teams als Teil von Office 365 implementiert werden würde. Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert und damit die Zusammenarbeit erleichtert. Teams wird so zur zentralen Arbeitsplattform. Nutzer können ganz einfach auf andere Anwendungen, wie zum Beispiel Dynamics 365, das CRM- und das SAP-System, zugreifen, zahlreiche weitere Dienste können über die bestehenden Schnittstellen bei Bedarf integriert werden. Diese Verlagerung in die Cloud sollte dem IT-Team Routineaufgaben, wie das Einspielen von Updates, abnehmen. Gleichzeitig würde sich so eine zentrale Standort- und Account-Verwaltung leichter umsetzen lassen. Die einzelnen Standorte wären dann nicht mehr von der jeweiligen Hardware vor Ort abhängig.

Mehr als nur telefonieren

„Mit der Ablösung der Telefonanlage wollten wir Microsoft Teams standortweit einführen“, erzählt IT-Leiter Peter Klett: „Dabei sollte zugleich eine vollständig mit Microsoft integrierte Plattform für die zentrale Zusammenarbeit mit Dokumenten geschaffen werden. Dafür holten wir uns die Unterstützung von Sycor.“ Der IT-Dienstleister Sycor arbeitete bereits eng mit primion zusammen: Als strategischer Cloud-Partner zeichnete Sycor für die strategische Beratung, die Projektplanung und Konzeption, die Implementierung inklusive der Steuerung weiterer Partner sowie für das Change-Management und die Mitarbeiter-Schulungen verantwortlich. 

„Der Zeitplan war ambitioniert. Uns war es dennoch wichtig, den Technologiewechsel gut vorzubereiten und reibungslos umzusetzen – schließlich ging es um nicht weniger als die Bereitstellung einer neuen Kommunikationsplattform für alle Abteilungen und Projektteams“, sagt Jens Große, Projektleiter seitens Sycor. „Neben der technischen Implementierung entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden Guidelines für die digitale Zusammenarbeit und setzten ein Trainingskonzept um.“

Vom Start bis zum Roll-out-Ende in nur drei Wochen

Mit der Prüfung der bestehenden Infrastruktur und der Evaluierung von bestehenden speziellen Anforderungen begann die Implementierung der Microsoft Teams Communication Plattform. DNS-, Firewall- und Proxy-Einstellungen wurden entsprechend angepasst, Benutzerlisten, Berechtigungskonzepte und allgemeine Regelwerke für die Telefonie erstellt. Der Roll-out auf die einzelnen User-Clients erfolgte zunächst bei einer Test-Gruppe, wobei letzte Anpassungen vorgenommen wurden. Direkt im Anschluss startete der Roll-out für alle Mitarbeiter des Standortes, samt Funktionstest und Abbau der alten Telefonanlage.

Zeitgleich wurden in einem sogenannten Collaboration Assessment die notwendigen Guidelines entwickelt. Mit Werkzeugen wie Microsoft Teams ändert sich die Art und Weise der unternehmensweiten Zusammenarbeit grundlegend – vorab Richtlinien und Empfehlungen zu definieren, ist deshalb unerlässlich. Dazu gehört die Definition von Namenskonventionen ebenso wie die Einrichtung von Berechtigungskonzepten und Freigabeprozessen sowie die damit einhergehende Konfiguration der entsprechenden Tools. Um Compliance-Vorgaben einzuhalten, wurden Konzepte für Information- und Data-Loss-Prevention entwickelt. Aufbewahrungsfristen und generelle Regeln für die Datenablage sowie das Teilen von Daten sorgen nun für Klarheit und Datensicherheit.

Ebenfalls Teil des Migrationsprojektes: ein Schulungskonzept für primion. Um die Mitarbeiter dabei optimal einzubeziehen, nutzte Sycor den sogenannten Blended-Learning-Ansatz. Hierbei wird integriert gelernt – durch eine kluge Kombination von Präsenzschulungen und E-Learning. So werden die Trainingsblöcke beispielsweise für Home-Office-User gestreamt. Die Aufzeichnungen erleichtern zugleich die Nachbereitung der Schulungen und künftige Sessions enorm. Alle Teilnehmer waren nach kurzer Zeit in der Lage, alle gängigen Telefonie-Szenarien mit Microsoft Teams auszuführen und digital effektiv zusammenzuarbeiten.

„Vom Projektstart bis zum Go-Live vergingen nicht einmal drei Wochen“, resümiert Peter Klett. „Dank der professionellen Unterstützung durch Sycor sind wir nun deutlich besser für die Zukunft gerüstet – die neuen Kollaborationsmöglichkeiten machen die Arbeit flexibler, effektiver und zugleich sicherer. Und nicht nur das: Als Teilprojekt in unserer gesamten Migrationsphase hin zu Microsoft 365 war ein schneller, nachhaltiger Erfolg sehr wichtig.“ Dass das System auch in Krisenzeiten eine wichtige Unterstützung ist, hat es bereits bewiesen: Gerade als es zu der weltweiten Infektionspandemie durch den Corona-Virus kam, war primion sofort in der Lage, geforderte Maßnahmen wie Home-Office umzusetzen. Die Mitarbeiter konnten so effektiv weiterarbeiten. Schrittweise werden nun alle weiteren Standorte inklusive der Auslandsniederlassungen migriert.