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  • primion Technology GmbH
    • Go-Live in nur drei Wochen!
    • Entlastung der IT durch Nutzung von Cloud-Services
    • Moderne und flexible Arbeitsumgebung
    • Microsoft-Integration mit vollem Funktionsumfang
       

    Telefonie und digitale Zusammenarbeit enger verknüpfen 

    Bei der Einführung einer neuen Telefonanlage ist es mit dem Austausch der Hardware nicht getan. Vielmehr kommt es auf die umfassende Integration mit modernen Kollaborations-Werkzeugen wie etwa Microsoft Teams an. Für primion war dies ein wichtiger Schritt hin zu flexibleren digitalen Arbeitsmöglichkeiten – auch, um dem eigenen Anspruch an Qualität und Zeitgeist gerecht zu werden.  

    Stetten am kalten Markt, wunderschön auf der Schwäbischen Alb gelegen, hat sich im Bereich der Sicherheitstechnik einen Namen gemacht: Denn hier hat die primion Technology GmbH seit 25 Jahren ihren Hauptsitz. Der Spezialist für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Sicherheitsmanagement zählt mit seinen Tochterunternehmen der primion-Gruppe zu den europaweit führenden Anbietern in diesem Bereich. Die etwa 400 Mitarbeiter in Deutschland, Frankreich, Spanien und den Benelux-Ländern decken dabei alle Projektphasen ab – von der Installation bis zum Support. Soft- und Hardware werden inhouse entwickelt und produziert, um dem hohen Qualitätsanspruch von primion gerecht zu werden. Die primion-Gruppe selbst ist eine 100-prozentige Tochter der spanischen Azkoyen Group, die sich auf elektronische Bezahlsysteme, Kaffee- und Vending-Automaten spezialisiert hat.

    Erfolgreicher Einstieg in Microsoft Cloud

    Microsoft Teams für eine effektivere Zusammenarbeit

     

    Das Ziel von primion ist es, höchsten Ansprüchen zu genügen. Das gilt auch in Bezug auf die Arbeitsbedingungen und die technische Infrastruktur im eigenen Hause. Flexible Arbeitsmöglichkeiten auf der Basis einer effizienten IT unterstreichen den Anspruch des modernen Arbeitgebers. Als die in die Jahre gekommene Telefonanlage von Alcatel-Lucent aus der Wartung lief und es immer schwieriger wurde, Ersatzteile zu beschaffen, bot sich eine gute Gelegenheit, über eine weitgreifende Modernisierung nachzudenken. „Bisher war die Telefonie nur teilweise in die Microsoft-Welt integriert und wir hatten keine zentrale Soft- und Hardware-Verwaltung“, beschreibt Peter Klett, Head of IT bei der primion Group die Situation. „Beides wollten wir ändern und gleichzeitig die IT durch Nutzung von Cloud Services entlasten.“

    Das Team um Peter Klett startete ein Transformationsprojekt mit mehreren Zielen: Künftig sollte die IT die Arbeit der primion-Mitarbeiter noch besser unterstützen, insbesondere durch eine Microsoft-Integration der Telefonanlage mit vollem Funktionsumfang. Gleichzeitig war eine Migration auf die Cloud-Lösung Microsoft 365 geplant, wobei Microsoft Teams als Teil von Office 365 implementiert werden würde. Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert und damit die Zusammenarbeit erleichtert. Teams wird so zur zentralen Arbeitsplattform. Nutzer können ganz einfach auf andere Anwendungen, wie zum Beispiel Dynamics 365, das CRM- und das SAP-System, zugreifen, zahlreiche weitere Dienste können über die bestehenden Schnittstellen bei Bedarf integriert werden. Diese Verlagerung in die Cloud sollte dem IT-Team Routineaufgaben, wie das Einspielen von Updates, abnehmen. Gleichzeitig würde sich so eine zentrale Standort- und Account-Verwaltung leichter umsetzen lassen. Die einzelnen Standorte wären dann nicht mehr von der jeweiligen Hardware vor Ort abhängig.

    Kundenstimme
    • "Vom Projektstart bis zum Go-Live vergingen nicht einmal drei Wochen. Dank der professionellen Unterstützung durch Sycor sind wir nun deutlich besser für die Zukunft gerüstet – die neuen Kollaborationsmöglichkeiten machen die Arbeit flexibler, effektiver und zugleich sicherer. Und nicht nur das: Als Teilprojekt in unserer gesamten Migrationsphase hin zu Microsoft 365 war ein schneller, nachhaltiger Erfolg sehr wichtig."

      Peter Klett, Head of IT, Primion Gruppe

      Mehr als nur telefonieren

      „Mit der Ablösung der Telefonanlage wollten wir Microsoft Teams standortweit einführen“, erzählt IT-Leiter Peter Klett: „Dabei sollte zugleich eine vollständig mit Microsoft integrierte Plattform für die zentrale Zusammenarbeit mit Dokumenten geschaffen werden. Dafür holten wir uns die Unterstützung von Sycor.“ Der IT-Dienstleister Sycor arbeitete bereits eng mit primion zusammen: Als strategischer Cloud-Partner zeichnete Sycor für die strategische Beratung, die Projektplanung und Konzeption, die Implementierung inklusive der Steuerung weiterer Partner sowie für das Change-Management und die Mitarbeiter-Schulungen verantwortlich. 

      „Der Zeitplan war ambitioniert. Uns war es dennoch wichtig, den Technologiewechsel gut vorzubereiten und reibungslos umzusetzen – schließlich ging es um nicht weniger als die Bereitstellung einer neuen Kommunikationsplattform für alle Abteilungen und Projektteams“, sagt Jens Große, Projektleiter seitens Sycor. „Neben der technischen Implementierung entwickelten wir gemeinsam mit dem Kunden Guidelines für die digitale Zusammenarbeit und setzten ein Trainingskonzept um.“

      Vom Start bis zum Roll-out-Ende in nur drei Wochen

      Mit der Prüfung der bestehenden Infrastruktur und der Evaluierung von bestehenden speziellen Anforderungen begann die Implementierung der Microsoft Teams Communication Plattform. DNS-, Firewall- und Proxy-Einstellungen wurden entsprechend angepasst, Benutzerlisten, Berechtigungskonzepte und allgemeine Regelwerke für die Telefonie erstellt. Der Roll-out auf die einzelnen User-Clients erfolgte zunächst bei einer Test-Gruppe, wobei letzte Anpassungen vorgenommen wurden. Direkt im Anschluss startete der Roll-out für alle Mitarbeiter des Standortes, samt Funktionstest und Abbau der alten Telefonanlage.

      Zeitgleich wurden in einem sogenannten Collaboration Assessment die notwendigen Guidelines entwickelt. Mit Werkzeugen wie Microsoft Teams ändert sich die Art und Weise der unternehmensweiten Zusammenarbeit grundlegend – vorab Richtlinien und Empfehlungen zu definieren, ist deshalb unerlässlich. Dazu gehört die Definition von Namenskonventionen ebenso wie die Einrichtung von Berechtigungskonzepten und Freigabeprozessen sowie die damit einhergehende Konfiguration der entsprechenden Tools. Um Compliance-Vorgaben einzuhalten, wurden Konzepte für Information- und Data-Loss-Prevention entwickelt. Aufbewahrungsfristen und generelle Regeln für die Datenablage sowie das Teilen von Daten sorgen nun für Klarheit und Datensicherheit.

      Ebenfalls Teil des Migrationsprojektes: ein Schulungskonzept für primion. Um die Mitarbeiter dabei optimal einzubeziehen, nutzte Sycor den sogenannten Blended-Learning-Ansatz. Hierbei wird integriert gelernt – durch eine kluge Kombination von Präsenzschulungen und E-Learning. So werden die Trainingsblöcke beispielsweise für Home-Office-User gestreamt. Die Aufzeichnungen erleichtern zugleich die Nachbereitung der Schulungen und künftige Sessions enorm. Alle Teilnehmer waren nach kurzer Zeit in der Lage, alle gängigen Telefonie-Szenarien mit Microsoft Teams auszuführen und digital effektiv zusammenzuarbeiten.

      „Vom Projektstart bis zum Go-Live vergingen nicht einmal drei Wochen“, resümiert Peter Klett. „Dank der professionellen Unterstützung durch Sycor sind wir nun deutlich besser für die Zukunft gerüstet – die neuen Kollaborationsmöglichkeiten machen die Arbeit flexibler, effektiver und zugleich sicherer. Und nicht nur das: Als Teilprojekt in unserer gesamten Migrationsphase hin zu Microsoft 365 war ein schneller, nachhaltiger Erfolg sehr wichtig.“ Dass das System auch in Krisenzeiten eine wichtige Unterstützung ist, hat es bereits bewiesen: Gerade als es zu der weltweiten Infektionspandemie durch den Corona-Virus kam, war primion sofort in der Lage, geforderte Maßnahmen wie Home-Office umzusetzen. Die Mitarbeiter konnten so effektiv weiterarbeiten. Schrittweise werden nun alle weiteren Standorte inklusive der Auslandsniederlassungen migriert.

      Über das Unternehmen

      • Firmenname: primion Technology GmbH
      • Hauptsitz: Stetten a.k.M., Baden-Württemberg (Deutschland)
      • Branche: Sicherheitstechnik
      • Unternehmensgröße: 400 Mitarbeiter (primion Group)
      • Web:  www.primion.de

         

      Über das Projekt

      • Ablösung der vorhandenen Telefonanlage und Migration zu Microsoft Teams im Rahmen eines Transformationsprojektes Microsoft 365
      • Strategieberatung, Projektkonzept, Implementierung, Projektsteuerung
      • Collaboration Assessment: Entwicklung aller notwendigen Guidelines, die unternehmensweite Zusammenarbeit regeln
      • Schulungskonzept mit Blended-Learning-Ansatz für Trainer, Mitarbeiter und IT-Experten

         

      Die Vorteile

      • Moderne Arbeitsumgebung für Mitarbeiter für mehr Flexibilität und umfassenden digitalen Möglichkeiten
      • Microsoft-Integration mit vollem Funktionsumfang Unternehmensgröße: 400 Mitarbeiter (primion Group)
      • Reibungsloser Übergang zur neuen Umgebung dank professionellem Change-Management
      • Entlastung der IT durch Nutzung von Cloud-Services
      • Unabhängigkeit von der Hardware in den Standorten durch eine zentrale IT und die Nutzung von Cloud-Services

      Ihr Ansprechpartner

      Sie haben Fragen zu diesem Projekt und möchten mehr Informationen?

      Dann kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen. 

      Florian Schlee

      Sales Manager
      Technologie Services
      +49 89 30 77 30 35

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