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Veeva CRM trifft auf 
Microsoft Power Platform

Veeva CRM trifft auf 
Microsoft Power Platform

4. Mai 2020

Wie wäre es, wenn Sie Ihr Veeva CRM System um neue Funktionalitäten erweitern könnten – und das kostengünstig, schnell und eigenständig? Der Salesforce Connector für Power Platform erlaubt den Zugriff auf Salesforce Objekte.  Da Veeva CRM technologisch auf Salesforce.com basiert, stellt sich die Frage: ist der Zugriff über den Connector ebenso möglich? Kann das System ebenso durch die Power Platform angesprochen und erweitert werden? Die kurze Antwort lautet: Ja!

Beispielprojekt: Time Off Territory - Feiertage in Deutschland

Im vorliegenden Beispiel werden Time Off Territory Einträge (Abwesenheiten) anhand eines Outlook Kalenders automatisch den in Veeva CRM vorhandenen Usern zugewiesen. Folgende Aktionen werden dabei genutzt:

- Auslesen von Daten aus einem Outlook Kalender

- Auslesen von Veeva CRM Datensätzen

- Schreiben von Datensätzen in Veeva CRM

Das Ziel besteht darin, die im Outlook Kalender hinterlegten Daten (in diesem Fall Feiertage in Deutschland) als Time Off Territory Daten in Veeva CRM zu speichern. Doch wie können die Daten aus dem in Bild 1 dargestellten Outlook Kalender in Veeva CRM (Bild 2) gespeichert werden?

Bild 1: Einträge im Kalender "Feiertage in Deutschland"

Bild 2: Veeva MySchedule - Ohne Time Off Territory Einträge 

Der Power Automate - Workflow

Step 1: Auslesen des Kalenders

Im ersten Schritt werden die entsprechenden Daten der Feiertage aus dem Kalender ausgelesen. Hierzu verwenden wir die Action "Get calendar view of events" mit entsprechend ausgewähltem Kalender.

Zur Vereinfachung wurde der Datumsbereich in diesem Beispiel auf wenige Tage begrenzt. Als Ergebnis werden sämtliche Feiertage aus dem Kalender (im entsprechenden Datumsbereich) bereitgestellt.

Step 2: Auslesen der User

In diesem Beispiel sollen Feiertage allen Usern im System als Time Off Territory-Eintrag hinzugefügt werden. Einschränkungen auf bestimmte Rollen / Linien oder Regionen erfolgen zwecks Vereinfachung nicht, sind aber möglich. 

Zum Auslesen der User wird die Funktionalität "Get records" des SFDC Connectors verwendet. Das zugehörige Salesforce / Veeva Objekt, auf dem gesucht wird, ist "User".  Ergebnis dieses Steps ist die entsprechende User-Liste.

Step 3: Erzeugen der Time Off Territory - Datensätze

Da es sich sowohl um mehrere Kalendereinträge als auch um mehrere User handelt, wird die letztendliche Erzeugung der Time Off Territory Einträge in Veeva CRM innerhalb zweier verschachtelter Schleifen (1. Schleife über alle Kalendereinträge, 2. Schleife über User) durchgeführt.

Das Hinzufügen der Feiertage erfolgt durch die "Create Record" Action des Salesforce Connectors. Um einen Time Off Territory Eintrag zu erzeugen, wird das Veeva Objekt "Time Off Territory" angesprochen.

Das Datum des Feiertags wird dabei als „Start Date“ des Time Off Territory Eintrags verwendet, die Zuweisung zu einem User erfolgt anhand der über die im zweiten Schritt ausgelesenen IDs der User aus dem gleichbenannten SFDC Objekt.

Mit diesen Schritten ist der Workflow zur Integration deutscher Feiertage als Time Off Territory in Veeva CRM abgeschlossen.

Ergebnis

Der Durchlauf des Workflows erzeugt im eingegrenzten Datumsbereich zwei Time Off Territory Einträge - am 01.01. sowie am 06.01. Das Ergebnis des Power Automate Workflows ist in MySchedule in Veeva CRM sichtbar - unser Workflow war erfolgreich!

Anhand dieses kurzen Beispiels wurden sowohl das Auslesen von Datensätzen aus Veeva CRM als auch die Erzeugung von Datensätzen in Veeva CRM mittels Power Automate demonstriert. Der eingesetzte Salesforce Connector ist damit auch für den Einsatz in Veeva CRM geeignet.

Aus dieser Konstellation ergeben sich unzählige Einsatzmöglichkeiten, um Veeva CRM durch den Einsatz der Power Platform zu erweitern und auf die unternehmenseigenen Bedürfnisse zuzuschneiden.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren wollen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein Gespräch zur Verfügung – starten Sie jetzt in neue Möglichkeiten!

 

 

 

Ihr Ansprechpartner

Steffen Moos

PreSales Consultant 
Life Sciences
+49 551 383 98 46

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