Kostenlose Microsoft-Teams-COVID-19 Abos enden bald

Welche Optionen haben Unternehmen nach Ende des kostenfreien Zeitraums?

Sollten Sie dieses COVID-19-Teams Abo nutzen, dann wird es automatisch sechs Monate nach der Anmeldung enden. Das heißt, wenn Sie zu den ersten Abonnenten gehört haben, sagen wir also am 10. März das Abo abgeschlossen haben, dann endet die Nutzung am 10. September.

Gar nichts zu tun und das Abo einfach ablaufen zu lassen, sollte keine Option sein. Doch egal wie sie sich entscheiden, Sie müssen sich mit der Frage beschäftigen, wie Sie Ihre Mitarbeiter zusammenbringen und zusammenarbeiten lassen. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:

1.      Digitalisierung durch COVID-19 endet nicht mit COVID-19

Vielleicht mussten Sie schnelle Entscheidungen treffen, die nicht nur Sie als Entscheider, sondern auch Ihre Mitarbeiter hart getroffen haben. Schnell brauchte es Software und Tools, die das Miteinander auch zur Hochzeit von COVID-19 möglich machte. Sie haben sich für eine Lösung entschieden, die im Vergleich zu vielen anderen Software-Lösungen ein hohes Maß an Sicherheit und Compliance, sowie viele Funktionalitäten der Dokumentenverwaltung bietet. Damit sind Sie in Sachen Digitalisierung einen Schritt vorangekommen. Diesen Fortschritt sollten Sie weiterentwickeln.

2.      Profitieren Sie von den Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter

Seit Ausbruch der COVID-19 Pandemie im DACH-Raum ist viel Zeit vergangen, in der Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Erfahrungen mit Teams machen konnten. Eine intensivere Testphase kann man sich eigentlich nicht wünschen. Bevor Sie also entscheiden künftig ein anderes Tool zu nutzen, weil sie die holprige Anfangsphase noch im Gedächtnis haben, dann klären sie erst einmal, ob das Chaos überhaupt noch besteht. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen, nutzen Sie die Best Practice Ihrer Belegschaft und justieren sie nach, wenn nötig.

3.      Hohe User Adoption und Mehrwert

Wir können aus eigenen Kundenprojekten bestätigen, dass Teams von den Mitarbeitern sehr gut angenommen wird. Viele gewöhnen sich schnell an die Funktionen und schätzen die Mehrwerte, die mit Teams einhergehen. Sollte sich nun die Software ändern, könnte das die Belegschaft eher verärgern. Bedenken Sie deshalb gut, ob ein Wechsel wirklich Sinn macht und es sich doch lohnt, Microsoft Teams zu behalten.

4.      Das Tool ist nur so gut, wie die, die es nutzen

Microsoft Teams bietet seinen Nutzern viele Funktionen, die allerdings kaum zum Zug kommen, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie das Tool effizient und optimal nutzen. Durch die Remote-Arbeitsplätze und den fehlenden direkten Kontakt, haben viele Unternehmen entsprechende Trainings erst einmal verschoben. Vielleicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre Belegschaft fit zu machen für ein Tool, das umfassende Funktionen bietet. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihren Mitarbeitern die Potenziale aufzuzeigen.

5.      Wechseln Sie nicht zu häufig

Die schnellen Änderungen, die aufgrund COVID-19 nötig wurden, haben Ihren Mitarbeitern viel zugemutet. Nicht jeder hat einen vollausgestatteten Heimarbeitsplatz und nicht jeder will einen. Dieser Zwang zur Heimarbeit kam für viele Zeitgleich mit einer Verpflichtung diverse Tools zu nutzen, die vorher nicht zum Einsatz kamen, wie z.B. Microsoft Teams. Denken Sie daran, wie schwer der Anfang für viele Mitarbeiter war, bevor sie nun wieder eine Software wechseln. Jeder Wechsel bedeutet umfangreiche Anpassungs- und auch Lernprozesse für Ihre Mitarbeiter, die ohne entsprechende Unterstützung durch ein Change- und Adoption Management die Produktivität Ihres Unternehmens einschränken wird.

Das gilt auch, wenn Sie von einem anderen Tool auf Teams wechseln wollen. Damit nicht die Effizienz unserer Kunden leidet, erarbeiten wir mit ihnen strategische Konzepte für diese Änderungsprozesse und helfen ihnen während der Implementierungsphase die Nutzer abzuholen.

6.      Kann Ihre IT das leisten?

Grundsätzlich sollten Sie Software-Änderungen immer rechtzeitig mit Ihrer IT besprechen. Da stellt dann die Frage, ob Sie die Kapazitäten und Möglichkeiten haben, erneute Änderungen durchzuführen. Hat das Team denn auch genug Know-how für ein neues Tool, für die Implementierung und Wartung? Ein erneuter Wechsel innerhalb einer kurzen Zeit, sollte nur erfolgen, wenn es gar nicht anders geht.

7.      Lassen Sie sich diese Chancen und Potenziale nicht entgehen

Microsoft Teams ist mehr als nur eine Lösung für Chat, Meetings und Telefonie. Mit Teams verfügen Sie über eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit. Darüber hinaus bietet das Tool u.a. Funktionen wie:

• Dokumentenmanagement / strukturierte Dateiablage
• Abbildung von Prozessen (Teams als Front-End, Power Platform im Hintergrund)
• Integration von intelligenten Business-Bots, Report
• Einbindung von Power BI für Management (ZDF)
• Anbindung des ERP-Systems (D365 oder SAP), um z.B. Reports zu generieren
• Anbindung des CRM-Systems für schnellen und direkten Zugriff auf die Daten/Verkaufschancen, etc.
• Organisation von Projektarbeit

Vielleicht brauchen Sie einfach mehr Zeit, um sich klar zu werden, welche Communication Plattform Sie künftig einsetzen wollen. Lassen Sie sich gerne von uns zu den Lizenzen beraten. Wir stehen Ihnen zur Verfügung.

Beachten sollten Sie aber zunächst, dass mit dem Stichtag automatisch Ihr Abo endet und somit auch Dateien verloren gehen könnten. Denken Sie also daran, all Ihre in Teams abgelegten Daten und Dokumente rechtzeitig zu sichern.