CINOGY System GmbH
Umsetzung rechtssicherer und effektiver Prozesse, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Geringer Implementierungs- und Administrationsaufwand durch Cloud-Lösung
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Digitalisierung der Erfassung, Verarbeitung und Buchung von Eingangsrechnungen
Vereinfachung und Vereinheitlichung der FiBu-Prozesse innerhalb der gesamten Firmengruppe

SAP-Prozesse aus der Cloud

Besonders innovative und hochspezialisierte Unternehmen wie der Cold-Plasma-Spezialist CINOGY System GmbH brauchen verlässliche Prozesse und eine zeitgemäße Infrastruktur. Im Bereich Medizintechnik kommen zudem Vorgaben des Gesetzgebers hinzu, die beachtet werden müssen. Für Cinogy erwies sich die SAP S/4HANA Cloud essential als perfekte Lösung. Projektpartner für die Prozessanpassungen und die Implementierung war die SYCOR GmbH aus Göttingen, die umfassendes SAP-Know-how einbrachte.

In der praktisch angewandten Medizin kommt der optimalen Wundversorgung eine besondere Rolle zu. Gerade bei chronischen Erkrankungen oder nach Operationen ist das Infektionsrisiko besonders hoch und der Heilungsverlauf oft schleppend. Hier setzt die moderne Cold-Plasmatherapie an: Cinogy hat ein Verfahren entwickelt, bei dem in nur einem einzigen Behandlungsschritt Bakterien und Keime zerstört sowie die Sauerstoffversorgung des Gewebes angeregt wird. Mit seiner Therapie-Anwendung PlasmaDerm® gilt Cinogy als eines der innovativsten Unternehmen in diesem Bereich.

Cinogy ging im Jahre 2006 als Spin-off aus der Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst in Göttingen hervor. Das Unternehmen kann auf mehrere Auszeichnungen, wie etwa den „German Innovation Award“ und den „Fraunhofer Preis“, verweisen. Der Hauptgesellschafter ist Prof. Hans Georg Näder, Vorsitzender der Geschäftsführung der Näder Holding zu der auch die Ottobock SE & Co. KGaA zählt, ein Marktführer bei Prothesen und mobilitätsunterstützenden Utensilien für Menschen mit Behinderung. Cinogy und etwa 50 weitere Gesellschaften werden durch das Näder Family Office (NFO), das Bestandteil der Näder Holding ist, organisatorisch betreut.

Besondere Anforderungen an Medizinprodukte

Als produzierendes Unternehmen im medizinisch-technischen Bereich unterliegt Cinogy besonderen gesetzlichen Vorgaben und Sorgfaltspflichten, wie beispielsweise dem Medizinproduktegesetz. Dieses verlangt unter anderem, dass ganze Produktionschargen lückenlos zurückverfolgt werden können. Cinogy nutzte bis dato ein System von Lexware, welches diese Anforderungen nur teilweise erfüllte. Zudem erwies es sich für Cinogy oft als umständlich und schlicht zu zeitraubend, Informationen über die aktuelle Bestandssituation oder die Rentabilität der Produkte zusammenzustellen.

Zeitgleich war die Zahl der zum Näder Family Office (NFO) gehörenden Gesellschaften stark gewachsen. Um den reibungslosen Ablauf aller Prozesse, vor allem der Finanzbuchhaltung, sicherstellen zu können, sollte ein einheitliches System für alle Gesellschaften verwendet werden. Bei der Evaluierung einer passenden Lösung überzeugten die Vorteile der Cloud essential: kein eigener IT-Betrieb notwendig, durch Updates des Systems stets auf dem aktuellen Stand, deutlich schnellere Einführung der Lösung und geringere Kosten im Vergleich zum On-Premise-Betrieb. Die Wahl fiel deshalb auf SAP S/4HANA Cloud essential – ein modernes, leistungsfähiges ERP-System, welches mit Hilfe intelligenter Services und Machine-Learning-Algorithmen die Prozessautomatisierung unterstützt und dabei alle Vorteile einer Cloud-Lösung bietet.

Cinogy als produzierendes Medizintechnik-Unternehmen mit täglichen Herausforderungen im operativen Bereich sowie die Entscheidung SAP S/4HANACloud essential für alle Gesellschaften des NFO einzuführen, markierten den Startpunkt des Projektes bei der Cinogy als Pilot für weitere Gesellschaften. „Nicht nur unsere Produktpalette, sondern auch unsere Bekanntheit am Markt ist in den letzten Monaten gewachsen“, sagt Dirk Wandke, Geschäftsführer der Cinogy. „Unsere bisherige Lösung war unseren Ansprüchen nicht mehr gewachsen. Wir mussten sehr dringend etwas tun.“ Als Partner für die Umsetzung holte sich das Projektteam die SYCOR GmbH ins Boot. Der IT-Dienstleister hatte bereits mehrere Projekte bei Unternehmen des NFO umgesetzt und war mit den Anforderungen des Kunden bestens vertraut.

Von Logistik bis FiBu: der SAP Full Scope

Zwar war die Entscheidung für SAP S/4HANA Cloud essential getroffen worden, um die Finanzbuchhaltung aller NFO-Gesellschaften zu vereinheitlichen, bei Cinogy ging es jedoch um mehr. „Nahezu alle Prozesse waren betroffen“, beschreibt Jörg Fricke, Projektverantwortlicher bei Sycor, die Situation zu Beginn. „Mit der SAP-Einführung wurden einige Prozesse erst definiert und bestehende Prozesse optimiert. Dazu zählten der Beschaffungs-, der Fertigungs- sowie der Vertriebsprozess, die Planungen wie etwa die Forecastplanung der Produktionsstückzahlen, das Projektcontrolling und die Retourenabwicklung – praktisch alle Prozesse des Unternehmens wurden in der SAP S/4HANA Cloud essential abgebildet.“

Dieser Full Scope wurde entsprechend mit SAP-Modulen abgedeckt. Neben der Finanzbuchhaltung arbeitet Cinogy jetzt mit den SAP-Logistik-Lösungen sowie dem Projektsystem zum Controlling aller laufenden Projekte. Die Implementierungsphase dauerte nur wenige Monate: „Der Ansatz, der sich hinter der SAP Cloud verbirgt, kam uns hier zugute“, resümiert Dirk Wandke. „SAP unterstützt seine Cloud-Kunden mit dem Activate-Programm. Das sind vorgegebene Schritte, die zu einer schnellen Umsetzung beitragen. Kein Vergleich zu den aufwändigen On-Premise-Installationen von SAP.“

Die SAP-Lösung erfüllt alle Anforderungen von Cinogy: So ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit jeder Charge nun übersichtlich im System nachzuvollziehen. Die Rentabilität der Produkte kann genauestens analysiert werden, um beispielsweise die Produkte mit dem größten Deckungsbeitrag zu identifizieren und die Weiterentwicklung gezielt zu steuern. Lagerbestände sind in Echtzeit einsehbar, was den Mitarbeitern des Einkaufs eine deutlich effektivere Arbeit ermöglicht. Als Unternehmen, dessen Arbeit von Neu- und Weiterentwicklungen geprägt ist, kommt Cinogy zudem die vereinfachte Kosten- und Preiskalkulation neuer Produkte zugute: Schon während der Entwicklung können Kosten transparent gemacht werden.

KI-gestützte Abwicklung von Eingangsrechnungen

Aber nicht nur Cinogys Vorreiterrolle in Bezug auf die Einführung von SAP S/4HANA Cloud essential machen dieses Projekt zu etwas Besonderem. „Ergänzend zur SAP Finanzbuchhaltung haben wir unsere nahtlos integrierte Lösung ‚Insiders‘ für die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt“, erzählt Jörg Fricke von Sycor. „Eingehende Rechnungen werden gescannt und weitgehend automatisch verarbeitet. Insiders erkennt beispielsweise den Rechnungsbetrag, den Absender oder einen Bestellbezug. Gleichzeitig wird geprüft, ob die Rechnung Teil eines größeren Auftrags ist. Alles Dinge, die sonst manuell gemacht werden müssen.“

Dabei ist die automatische Erkennung von Rechnungen keineswegs trivial, denn jede Rechnung sieht anders aus. Insiders von Sycor nutzt die Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI) und erzielt sehr hohe Erkennungsraten. Das System lernt anhand vorhandener Daten, die stetig mehr werden, was es in welchem Fall zu tun hat. Dabei arbeitet die Lösung nahtlos mit dem SAP-System zusammen. Die Vorteile zeigen sich in der Praxis: Die Zeit für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen konnte deutlich verkürzt werden.

Einheitliche FiBu für alle Gesellschaften

Nachdem Cinogy den SAP-Live-Betrieb erfolgreich aufgenommen hat, werden die anderen Gesellschaften des NFO in 2021 nach und nach auf SAP S/4 HANA Cloud umgestellt. „Für die vielen Gesellschaften des NFO ist die SAP Cloud als Infrastruktur flexibler“, so Alexandra Trümper, Projektleiterin für das NFO, zusammenfassend. „Wir haben den Vorteil einer einheitlichen FiBu, ohne den Aufwand einer On-Premise-SAP-Installation.“ Cinogy kann sich nun wieder ganz auf die Entwicklung innovativer medizin-technischer Methoden konzentrieren. Dank der ebenso innovativen Infrastruktur ist das Unternehmen zukunftssicher aufgestellt und kann sich auf nahtlos integrierte Prozesse sowie die Flexibilität der Cloud verlassen.

Über das Projekt

Projekt & Leistungen:

Einführung von SAP S/4HANA Cloud essential mit Full Scope (alle logistischen Prozesse, Controlling, Finanzbuchhaltung) bei der CINOGY System GmbH
Ab 2021 erfolgt die Einführung von SAP S/4HANA Cloud essential für die Finanzbuchhaltung weiteren Gesellschaften des Näder Family Office
Konzepterstellung, Prozessberatung entlang der gesamten Wertschöpfungskette, User Trainings
Einführung der KI-gestützten Sycor-Rechnungsverarbeitungslösung Insiders

Vorteile:

Umsetzung rechtssicherer und effektiver Prozesse, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Geringer Implementierungs- und Administrationsaufwand durch Cloud-Lösung
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Digitalisierung der Erfassung, Verarbeitung und Buchung von Eingangsrechnungen
Vereinfachung und Vereinheitlichung der FiBu-Prozesse innerhalb der gesamten Firmengruppe