Microsoft 365: Digitale Standards für dokumentenbasiertes Arbeiten

Ob Archivierung und Sicherung oder flächendeckende Aktualisierung und analytische Kontextualisierung – die Herausforderung, große Dokumentensammlungen effizient und effektiv zu nutzen, ist fast so alt wie das geschriebene Wort selbst.

Historiker verweisen als abschreckendes Beispiel in diesem Kontext gerne auf die so genannten „Dark Ages“, eine fast 200-jährige Epoche innerhalb der Antike (375 A.D. bis 568 A.D.). In dieser Zeit wurde ein Großteil des zuvor schriftlich angesammelten Wissens systematisch zerstört und nicht mehr weitergegeben. Aus heutiger Sicht eine völlig unvorstellbare Katastrophe. Unvorstellbar auch deshalb, weil sich – parallel zur Entwicklung der „Elektronischen Datenverarbeitung“ (EDV) eine ganz eigene Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Branche (kurz: DMS / ECM) entwickelt hat. Allerdings: Auch auf diesem Feld hat die vielzitierte „Digitale Transformation“ in den letzten Jahren einiges durcheinandergerüttelt und dokumentenbasierte Arbeitsweisen von Grund auf verändert oder gar ganz neu entstehen lassen. Die DMS- / ECM-Branche hat dabei mehrere „digitale Evolutionsstufen“ durchlebt. Vom einfachen Scannen von Papier-Dokumenten über das Dokumenten-Management bis hin zum Erstellen komplexer Fachanwendungen in einer Cloud-Umgebung ist enorm viel passiert.

Ein Multi-Player in dieser noch relativ jungen, cloudbasierten Welt ist Microsoft mit der „Microsoft Cloud“. Als Basis dient dabei Microsoft Azure, worauf sowohl nötige Infrastrukturen, Speicher & Datenbanken als auch Sicherheit, Verwaltung & Governance sowie verschiedene Plattform-Dienste bereitgestellt werden. Azure liefert somit die grundlegende Cloud-Infrastruktur. Darauf aufbauend stellt Microsoft mit Dynamics 365 Business Central (BC), Finance & Supply Chain Management (FSCM) sowie Customer Engagement (CE) ERP- und CRM-Anwendungen als Software as a Service (SaaS) bereit. Über den Betrieb dieser Lösungen muss sich der Anwender dabei keine Gedanken mehr machen.

Die Microsoft-365-Dienste wie Office 365, die Power Platform, Teams und SharePoint ergänzen dann die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten. Neu hinzugekommen und immer stärker im Fokus ist mittlerweile auch das Thema „Turn content into knowledge“, also die Bereitstellung von KI- bzw. AI-Lösungen, verkörpert durch Microsoft Syntex, Viva und Topics.

Die Konnektivität der verschiedenen Lösungen / Dienste wird über die Power Platform hergestellt. Dazu werden bereits im Standard hunderte Konnektoren durch Microsoft und seine Partner bereitgestellt. Über das Modul „Power Automate“ ist es möglich, automatisierte Workflows für den Austausch von Daten sowie Aufgaben aufzusetzen, um dabei zu helfen Geschäftsprozesse zu optimieren. Auf Basis der „Power Apps“ können einfache Anwendungen für geschäftsrelevante Prozesse im Low-Code-Verfahren erstellt werden. Die dabei erfassten Daten lassen sich anschließend über „Power BI“-Reports auswerten und für den Anwender ansprechend visualisieren.

Die Gesamtheit der Microsoft-365-Anwendungen, bestehend u.a. aus der Power Platform, Office 365, SharePoint, KI/AI und Teilen der Azure-Plattform, lassen sich als „Microsoft Content Services“ beschreiben. Genauer gesagt versteht man unter den Content Services die „Zusammenfassung von Microsoft 365 Cloud Services für die Verwaltung von Dokumenten und deren Daten als Basis für dokumentenzentrierte Prozesse“. Das bedeutet, dass die Microsoft Cloud ECM-Basis-Technologien (Plattform, Server & Software) bereitstellt, ohne dass der Anwender dabei eine eigene Infrastruktur aufsetzen oder Software installieren muss.

Für die Umsetzung vieler einfacher DMS- / ECM-Anforderungen reichen diese Basisfunktionalitäten der „Microsoft Content Services“ völlig aus und diese können sehr schnell und zumeist kostengünstig umgesetzt und eingeführt werden. Hingegen können spezialisierte, fachspezifische Fach- oder Branchenlösungen auf diese Art und Weise nicht so ohne weiteres von jedem Unternehmen „in-house“ individuell gebaut werden. Auch bietet Microsoft selbst solche Lösungen nicht an.

„Shareflex“ als Drittanbieter-Software bietet jedoch genau das: „Fertige DMS- / ECM-Lösungen“ in Form von standardisierten Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft 365. Gegenüber Individualentwicklungen bietet es den Anwendern immense Vorteile. So spielt zum Beispiel der Faktor „Ressourcen“ häufig eine entscheidende Rolle. Individuallösungen zu bauen ist sehr Zeit-, Kosten- und Know-how-intensiv. Durch das Zurückgreifen auf die Software von Drittanbietern entfällt dieser Faktor. Des Weiteren berücksichtigen die standardisierten Shareflex-Fachanwendungen auch Faktoren wie Wartbarkeit, Upgrade-Sicherheit und Massendatentauglichkeit. Auch die Revisionssicherheit ist jederzeit gewährleistet, da sich die Anwendungen im mächtigen Microsoft-365-Umfeld bewegen, welches u.a. sehr stark im Bereich „Compliance“ aufgestellt ist.

Die Shareflex ECM Online Produktsuite beinhaltet derzeit vier Lösungen: Shareflex Contract, Shareflex Documents, Shareflex Invoice und Shareflex Quality Documents. Thematisch geht es dabei um Dokumenten- und Aktenmanagement, Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und um das Qualitätsmanagement bzw. gelenkte Dokumente und deren Integration in die vorhandenen ERP- / CRM-Systeme. Alle Anwendungen können sowohl einzeln als auch kombiniert verwendet werden.

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