Microsoft Power Automate: eigene Workflows erstellen und Prozesse unkompliziert automatisieren

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (früher unter dem Namen Microsoft Flow bekannt) ist ein cloudbasierter Dienst, mit dem sich User selbst Workflows einrichten können. Aufgaben und Abläufe, die sich ständig wiederholen, können so ganz einfach automatisiert werden. Zusammen mit Power Apps, Common Data Services, Dynamics 365 und Office 365 bildet Power Automate eine leistungsfähige und flexibel anpassbare Plattform für Ihre Geschäftsanwendungen. Die sichere Verbindung zu Ihren lokalen Daten ist dabei ebenso gewährleistet, wie die bedarfsgerechte Skalierbarkeit der Cloud.

Für wen ist Microsoft Power Automate gedacht?

Unternehmen jeder Größe und Branche können Power Automate nutzen, um ihre Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg zu automatisieren. Von kleinen Arbeitserleichterungen für einzelne Nutzende über die Automatisierung von Team-Tasks bis hin zu unternehmensübergreifenden, komplexen Prozessen – es gibt stets bestimmte Abläufe, die eingehalten und definierte Schritte, die immer gleich sind. Laufen diese automatisiert ab, wird der gesamte Prozess effizienter und es treten weniger Fehler auf.

Der Einstieg und die Nutzung von Microsoft Power Automate sind einfach: Registrieren Sie sich als User oder nutzen Sie einen vorhandenen Microsoft-Account, um sich auf dem PC, mit dem Tablet oder dem Smartphone anzumelden. Nun können Sie direkt damit beginnen, die Plattform zu erkunden und Workflows zu erstellen. In Power Automate stehen Vorlagen für typische Workflows zur Verfügung, die direkt verwendet oder angepasst werden können – in wenigen Schritten automatisieren Sie so Ihre Geschäftsprozesse.

Weniger arbeiten, mehr erledigen: So können Sie Microsoft Power Automate gewinnbringend einsetzen

Welche Vorteile hat Microsoft Power Automate?

Mit Power Automate automatisieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen nach Ihrem Bedarf, entweder für einzelne Funktionen, für Teams oder Abteilungen und für das ganze Unternehmen. Die Vorteile des Cloud-Dienstes im Überblick:

• Einfaches Einrichten von IT-unabhängigen Workflows über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg
• Hunderte, vorgefertigte Konnektoren und Prozessvorlagen
• Intuitiv bedienbare Oberfläche, keine Programmierkenntnisse notwendig
• Erweiterte Funktionen für Entwickler, z. B. Anpassung oder Neuentwicklung von Konnektoren, Integration weiterer Cloud-Dienste und -Funktionalitäten
•   Produktivitätssteigerung durch Zeiteinsparung bei sich wiederholenden Abläufen
• Niedriger Fehlerquote durch Automatisierung
• Reduzierung der Betriebskosten
•  Angenehmeres Arbeiten, weil sich wiederholende Arbeiten wegfallen

Welche Anwendungsfälle für Microsoft Power Automate gibt es?

Überall dort, wo sich notwendige Abläufe wiederholen, kann Power Automate bei der Automatisierung helfen. Die unterschiedlichen Szenarien reichen dabei von einfachen Routinen, wie beispielsweise das Versenden einer Push-Nachricht, wenn E-Mails mit hoher Dringlichkeitsstufe eintreffen, bis hin zu komplexen Prozessen wie etwa abteilungsübergreifende, budgetabhängige Freigabeprozesse. Hier einige typische Anwendungsfälle für Microsoft Power Automate:

Automatische Benachrichtigungen:

Freigabeprozesse, Erinnerungen oder Push-Nachrichten – versenden Sie automatisch eine E-Mail an Ihr Team, wenn bestimmte Dokumente zur Verfügung stehen, erhalten Sie Push-Nachrichten auf Ihr Smartphone, wenn die erwartete E-Mail eingetroffen ist oder erinnern Sie Ihren Chef automatisch, wenn der nächste Freigabeschritt ansteht und er dafür ein Formular ausfüllen muss.

Datenhaltung optimieren:

Daten, die in verschiedenen Applikationen von unterschiedlichen Team-Mitgliedern erstellt oder bearbeitet wurden, werden automatisch an der richtigen Stelle gespeichert. Bei Bedarf erhalten die Team-Mitglieder eine Benachrichtigung, wenn neue Dokumente zur Verfügung stehen und greifen automatisch auf denselben, aktuellen Datenpool zu.

Daten erfassen und auswerten:

Mit Power Automate können Daten automatisiert erfasst und weiterverarbeitet werden. Workflows, die die Nennung bestimmter Keywords in Social-Media-Kanälen erfassen, lassen sich ebenso unkompliziert einrichten, wie Prozesse, die die eigenen Kommunikationskanäle automatisiert befüllen und den erzeugten Traffic auswerten. Daten, wie etwa Umsatztabellen, könne automatisiert z. B. täglich zusammengestellt und an die Verantwortlichen verteilt werden.

Prozess-Anleitungen:

Vordefinierte Eingabemasken oder Formulare sind sinnvoll, wenn der Prozess komplex ist und viele Daten erforderlich sind. Workflows, die den Nutzern einen Leitfaden bieten, an dem sie sich entlanghangeln können, erleichtern die Arbeit. Kundenserviceprozesse, Abläufe bei Genehmigungen oder logistische Abhängigkeiten lassen sich so teilautomatisiert effizient steuern.

Welche Arten von Workflows kann man mit Microsoft Power Automate einrichten?

Unterschiedliche Prozesse erfordern verschieden konfigurierte Workflows. Während manche Prozesse ganz automatisch ablaufen können, dürfen andere erst dann starten, wenn ein autorisierter Nutzer sie startet. Mit Power Automate lassen sich verschiedene Arten von Workflows umsetzen:

Automatisierte, ereignisorientierte Workflows

Es wird ein Ereignis definiert, welches den Workflow auslöst. Eine oder mehrere bestimmte Aufgaben werden dann automatisch ausgeführt. Beispiel: Wenn eine E-Mail eines bestimmten Absenders eintrifft, dann wird eine Push-Nachricht an den Account Manager geschickt.

Geplante Workflows

Eine oder mehrere bestimmte Aufgaben werden zu einem fest definierten Zeitpunkt ausgeführt. Beispiel: Der Umsatzbericht des Vortages wird täglich morgens mit aktuellen Daten befüllt und an die Geschäftsführung versandt.

Workflows, die der Nutzer auslöst

Der Workflow wird definiert und immer dann ausgelöst, wenn ein Nutzer auf die entsprechende Schaltfläche klickt. Solch ein Workflow ist immer dann sinnvoll, wenn ihm kein festes Ereignis oder ein definierbarer Zeitpunkt zugrunde liegt. Beispiel: Teammeetings finden unregelmäßig statt und jedesmal führt ein anderer Teilnehmer Protokoll. Per Klick wird das Protokoll an das Team per E-Mail versendet und zugleich im vorhergesehenen Ordner abgelegt.

Workflows als Anleitungen für Geschäftsprozesse

Immer dann, wenn komplexe, vielschichtige Aufgaben innerhalb eines Prozesses abgearbeitet werden müssen, kann ein Geschäftsprozess-Flow unterstützen. Über vorgefertigte Oberflächen werden die Nutzer schrittweise durch den Prozess geleitet. Beispiel: Damit der Kundenservice alle notwendigen Informationen erhält, müssen die Call-Center-Mitarbeiter die Kundendaten aufnehmen und das Anliegen des Kunden vorqualifizieren. Damit dabei nichts vergessen wird, geschieht dies anhand vorgefertigter Eingabemasken.