Change Management in IT-Projekten: Wesentlicher Bestandteil für eine gelungene Transformation
Ein echter Klassiker und ein „No Go“ bei der Einführung eines neuen IT-Tools oder einer neuen Anwendung: Erst spät werden Usergruppen festgestellt, die „plötzlich“ doch von der Änderung betroffen sind und deren Anforderungen nicht berücksichtigt wurden - und die dann zusätzlich geschult und vorbereitet werden müssen. Die Gründe dafür variieren, bringen aber das Projektteam ins Schwitzen und manchmal sogar die Zeitpläne ins Wanken.
Um genau dieser und auch anderen Herausforderungen vorzubeugen, setzt bereits im Anfangsstadium des Projektes ein gelungenes Change Management an. Es spielt eine zentrale Rolle – und wir zeigen auf, wie wir Ihr Unternehmen dabei unterstützen können. Unser Hauptfokus liegt dabei auf Change Management für IT-Projekte in Pharma- und Life Sciences Unternehmen.
Ein Implementierungsprojekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn nicht nur die Technik funktioniert, sondern auch die Prozesse. Und diese Prozesse greifen nur, wenn Menschen sie akzeptieren und im Alltag anwenden – das ist unser Fokus bei der Begleitung von Systemänderungen.
Wir bereiten Kommunikationsmaßnahmen und Schulungen vor, die gezielt für die jeweilige Usergruppe zugeschnitten sind – denn bei uns gibt es kein „Standard“- Change Management Paket.
Rebeca Lopez Galvis, Trainerin und Change Management Expertin bei Sycor
Damit die Change Management Maßnahmen gezielt für die jeweilige Usergruppe abgestimmt sind, entwickeln wir in jedem Projekt eine Change Story. Diese fasst die Botschaften der Änderungen für die Projektmitglieder des Core Teams zusammen, damit alle ein einheitliches Bild haben. Nur so können alle Mitarbeitenden, vom frisch angestellten Außendienstmitarbeitenden bis zum Medical Director, eine klare und einheitliche Antwort auf die Frage „Warum machen wir das jetzt?“ erhalten.
Zurück zum Beispiel am Anfang. Um diesem Problem vorzubeugen, erstellt das Sycor Team gleich zu Beginn des Projekts eine klare Auflistung aller durch den Change beeinflussten Stakeholder. Die über 25 Jahre Erfahrung mit Pharma-Kunden sind dabei ein großer Vorteil, damit die Stakeholder-Analyse mit geringem Zeitaufwand erfolgt, jedoch alle wichtige Fragen umfasst.
In einigen Projekten, die wir begleiten, werden System- oder Prozessänderungen nicht nur auf nationaler, sondern auf globaler Ebene angestoßen. Besonders herausfordernd ist es, den lokalen Rahmenbedingungen gerecht zu werden, ohne zentrale Kernbotschaften zu verwässern. Genau hier setzt Sycor an: Wir entwickeln gemeinsam mit dem Projektteam einen Change-Plan, der Maßnahmen beinhaltet, die die globale Anforderungen mit lokalem Kontext verbindet. Dazu zählen Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen auf team- und bereichsübergreifender Ebene – wie z.B. ein Projekt-Logo und Vorlagen für E-Mails, Teaser Videos, Key User E-Mails und Coachings. So stellen wir sicher, dass sich Mitarbeitende abgeholt fühlen und die Veränderung nachvollziehen und mittragen können.
Wenn Sie bereits ein Projekt ohne Change Management erlebt haben, stimmen Sie uns mit Sicherheit zu, dass Change Management kein „Nice-to-have“ ist, sondern ein entscheidener Faktor in jedem IT-Projekt. Denn erst wenn die betroffene Menschen den Change verstehen, akzeptieren und im Alltag anwenden, ist der Wandel wirklich gelungen.
Hier noch einmal zusammengefasst die wichtigsten Fakten, die ein gelungenes Change-Management in IT-Projekten ausmachen:
Klare Zieldefinition
Was ändert sich? Und vor allem warum? Welche Vorteile bringt die Veränderung?
Beispiel: Einführung eines neuen ERP-Systems zur Effizienzsteigerung.
Stakeholder-Analyse und -Einbindung
Wer ist betroffen von der Änderung? Wer hat Einfluss?
Eine frühzeitige Einbindung reduziert Widerstände und erhöht die Akzeptanz.
Transparente Kommunikation
Informieren Sie regelmäßig und offen über Ziele, Fortschritte und Herausforderungen und nutzen Sie dabei verschiedene Kanäle (Meetings, Newsletter, Intranet).
Top-Management-Support
Führungskräfte stehen sichtbar hinter dem Projekt und leben die Veränderung vor („Walk the Talk“).
Schulung und Qualifizierung
Mitarbeitende werden befähigt, mit neuen Systemen und Prozessen umzugehen durch Schulungen, Trainings und E-Learning-Angebote.
Change Agents und Multiplikatoren
Vertrauenspersonen im Unternehmen definieren, die den Wandel aktiv unterstützen und zwischen Projektteam und Belegschaft vermitteln.
Pilotierung und Feedback-Schleifen
Neue Systeme oder Prozesse werden zunächst in kleinen Bereichen getestet und deren Feedback wird ernst genommen und umgesetzt.
Monitoring und Erfolgsmessung
Der Fortschritt wird anhand definierter KPIs gemessen: z.B. Nutzerakzeptanz, Systemverfügbarkeit, Prozessdurchlaufzeiten.
Kultur und Emotionen berücksichtigen
Veränderungen lösen oft Unsicherheit oder Angst aus, daher durch ein einfühlsames Vorgehen, Raum für Fragen und Sorgen schaffen und vor allem lokale Gegebenheiten bei globalen Projekten beachten.
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