Ware angekommen?

Geschäfte mit Unternehmen innerhalb der EU gehören für viele deutsche Firmen zum Alltag. Bei den oben genannten Lieferungen gibt es einige Dokumentationspflichten zu erfüllen. Hierzu gehört insbesondere die Gelangensbestätigung. Die Gelangensbestätigung dient als offizieller Nachweis, dass Sie als Unternehmer eine Ware tatsächlich an Ihren Geschäftspartner im EU-Ausland geliefert haben. Dazu muss er Ihnen den Erhalt der Ware bestätigen. Nur wenn Sie dies nachweisen können, wird die steuerfreie Lieferung anerkannt. 

Noch ein zusätzliches Papierstück und noch mehr behördlicher Aufwand, möchte man meinen, die hin und wieder sogar Ärger bereiten kann: Denn es handelt sich um eine rein deutsche Regelung, die den ausländischen Geschäftspartnern erklärt werden muss. Sollte dieser Nachweis jedoch fehlen, können die deutschen Steuerbehörden die Nachveranlagung der Umsatzsteuer erwirken. Dies kann ein zu einem beträchtlichen Risiko für Ihr Unternehmen erwachsen.

Nahtlose Integration in den Gesamtprozess

Im praktischen Alltag bedeutet dies, dass für jede Lieferung ins EU-Ausland ein solcher Nachweis mit bestimmten Pflichtangaben eingeholt und archiviert werden muss. Damit dies reibungslos und mit möglichst wenig Aufwand geschieht, ist eine nahtlose Integration mit den entsprechenden Vorgängen im SAP-System wichtig. Zudem ist es sinnvoll, wenn das Ganze als Teilprozess weitgehend automatisiert abläuft.

Genau für diese Anforderungen haben wir eine SAP-Zusatzlösung entwickelt. Mit dem Sycor Add-On wird die Gelangensbestätigung ganz einfach innerhalb des SAP-Standardprozesses erzeugt und kann ebenso unkompliziert verwaltet werden. Der Beleg wird als PDF-Dokument per E-Mail direkt an den Empfänger der Ware verschickt, optional auch als interaktives PDF-Dokument. Dieser kann, falls notwendig, Änderungen vornehmen, also beispielsweise die tatsächlich erhaltene Menge eintragen, und den Eingang der Lieferung bestätigen und sendet das Dokument an ein von Ihrem SAP-System verwaltetes Postfach zurück. Das Praktische daran: Die Zuordnung zu dem dazugehörigen SAP-Beleg erfolgt völlig automatisch, Sie müssen lediglich eingreifen, wenn es Besonderheiten bei der Zuweisung gibt. Aber auch das ist denkbar unkompliziert: In einer Monitoring-Transaktion können Sie alle Vorgänge jederzeit nachvollziehen und fehlende Zuordnungen vornehmen. So haben Sie stets einen detaillierten Überblick über den gesamten Prozess – alle Angaben, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen oder die der Wirtschaftsprüfer sehen will, sind enthalten. Darüber hinaus finden Sie die Gelangensbestätigung auch Belegfluss des entsprechenden SAP-Beleges. So bleiben Ihre Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld immer informiert.

Besonders wichtig ist es uns, dass unsere SAP-Add-Ons großen praktischen Nutzen haben, dabei aber so wenig Aufwand wie möglich verursachen. Wenige Schritte zur Integration genügen, um den Prozess von Anfang bis Ende zu optimieren und transparent zu machen. Gern unterstützen wir Sie dabei – damit die Gelangensbestätigung vom Nervfaktor zum selbstverständlichen, voll integrierten Bestandteil wird.