Wie Unternehmen IT-Projekte auf ihrem Weg zur digitalen Transformation erfolgreich managen können

Ihr spezifischer Weg zur digitalen Transformation hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Reifegrad Ihres Unternehmens, dem aktuellen Zustand der IT-Landschaft, in der Sie tätig sind, sowie den verfügbaren Projektbudgets. Die digitale Transformation geht über Tools und Technologien hinaus und umfasst auch Menschen und Prozesse sowie deren Management. Unabhängig davon, wo Sie sich auf Ihrer digitalen Transformationsreise befinden oder vor welchen IT-Herausforderungen Sie stehen, muss jedes digitale Transformationsprojekt richtig vorbereitet und durchgeführt werden, um eine angemessene Investitionsrendite zu erzielen. Im Folgenden finden Sie eine nicht abschließende Liste von Erfolgsfaktoren für jedes Projekt oder Programm während des Transformationsprozesses.

Behandeln Sie das Projekt als Unternehmensprojekt, nicht als IT- oder Implementierungspartnerprojekt

IT ist kein Selbstläufer. Das Projekt sollte einen klaren geschäftlichen Zweck verfolgen und daher die Verantwortung und Rechenschaftspflicht des Unternehmens beinhalten. Der Sponsor des Technologieprojekts muss als Mitglied des Lenkungsausschusses ein hochrangiger Unternehmensverantwortlicher sein, der ein nachhaltiges Interesse an dem Projekt gewährleistet.

Legen Sie ein realistisches Budget für Unvorhergesehenes fest

Es wird empfohlen, ein Budget von 20 % für unvorhergesehene Risiken einzuplanen, damit diese das Projekt nicht gefährden. Darin enthalten sind 10 % Sicherheitsreserve für bekannte Unbekannte (Risiken, die im Risikoregister enthalten sind) und 10 % Managementreserve für unbekannte Unbekannte.

Backfill für Key-User/Geschäftsinhaber

Erfolgreiche Unternehmen ermöglichen ihren Geschäftsinhabern, sich vollkommen auf das ERP-Projekt zu konzentrieren. Key-User sind für das Lösungsdesign verantwortlich und haben viele Aufgaben, darunter die Bereitstellung von Anforderungen, die Abstimmung mit internen Fachexperten, Design-Reviews, Tests der Funktionalität, Unterstützung bei der Datenbereinigung, Tests der Datenmigration, Tests der Sicherheitseinstellungen, Tests von Berichten, Präsentation der Ergebnisse in den Konferenzraum-Piloten, Abzeichnen der Benutzerakzeptanztests, Schulung der Endbenutzer, Ausführung spezifischer Aufgaben während der Umstellung und Unterstützung der Live-Lösung. Jede Ablenkung von ihrer täglichen Arbeit kann den Projektzeitplan ins Stocken bringen.

Hinzufügen eines IT-Business-Analysten zu jedem Funktionsstrom

Eine technische Ressource in jedem horizontalen Strom (Vertrieb, Beschaffung, Lager, Produktion, Planung usw.) kann den Hauptanwendern helfen, die neue Lösung schneller zu erlernen und wertvolle Informationen über die genauen IT-Funktionen in der heutigen IT-Landschaft zu liefern. Dies kann den Projektfortschritt beschleunigen. Außerdem wird so der Projektfortschritt zu jeder Zeit gewährleistet (z. B. auch dann, wenn die Schlüsselanwender nicht im Büro sind).

Steuerung und Transparenz

Der oder die externen Anbieter müssen in den Lenkungsausschuss eingeladen werden, um ihre Sicht der Risiken und des Stands der Arbeiten darzulegen. Sie sollten im Lenkungsausschuss mitarbeiten.

Beginn der Datenmigration am Tag 1 des Projekts

Die Datenbereinigung muss vorweggenommen werden. Eine schlechte Qualität der migrierten Daten hat starke Auswirkungen auf die Inbetriebnahme, die Stabilisierung und die Geschäftsaktivitäten. Ein Fehler lässt sich leicht beheben, aber eine schlechte Datenqualität ist viel komplexer zu beheben. Der häufigste Grund für das Scheitern von ERP-Projekten ist, dass die Daten zum festgelegten Starttermin nicht migrationsbereit sind. Ein spezielles Team für die Datenmigration – bestehend aus Mitgliedern sowohl des Kunden als auch des Implementierungspartners – sollte gleich nach dem Projektstart mit seinen Aktivitäten beginnen.

Nutzen Sie ein CM-Team

Berücksichtigen Sie unbedingt den „Faktor Mensch“ bei Ihrem IT-Projekt. Veränderungen können zu Unsicherheiten im Unternehmen führen und Ihre Mitarbeiter sollten von Anfang an beim Projekt „mitgenommen“ werden. Change-Management bietet eine offene und ehrliche Kommunikation, die darauf ausgerichtet ist, die Menschen mit direkter, sachkundiger und häufiger Kommunikation durch den Wandel zu führen. Bei der Vorbereitung auf jede größere Veränderung ist es für die beteiligten Organisationen wichtig, die spezifischen Auswirkungen der Implementierung auf ihre eigenen internen Abläufe zu verstehen und sich proaktiv auf diese Auswirkungen vorzubereiten.

UAT: 80 % der Daten und Sicherheitsrollen mit 100 % realistischen Geschäftsszenarien einrichten

Führen Sie den User Acceptance Test (UAT) für jede Plattform mit mindestens 80 % der migrierten Daten (keine Stichproben) unter realen Testfällen durch. Dadurch werden isolierte technische Prüfungen vermieden und die Tests auf die tatsächlichen Ziele (Testprozesse und Geschäftsaktivitäten) ausgerichtet.

Wenn Sie diese Schritte unternehmen, sind Sie auf dem besten Weg zu einem erfolgreichen Projekt und dem gewünschten Ergebnis. Eine gute Vorbereitung vor Beginn des Projekts ist der Schlüssel, und allein das Wissen, was vorbereitet werden sollte, ist ein großer erster Schritt. Wenn Sie mehr erfahren möchten oder Ratschläge für Ihr aktuelles oder bevorstehendes Projekt benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute. Wir bringen Sie gerne mit einem unserer Experten in Kontakt.

Ihr Ansprechpartner