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Automatisierte Geschäftsprozesse
Content & Collaboration Services

All about CoCos

2. Januar 2019

Die Digitalisierung automatisiert Geschäftsprozesse, verbessert die Customer Experience und führt zu neuen Geschäftsmodellen. Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen befindet sich noch am Anfang dieser digitalen Reise. Unser Content & Collaboration Service-Team – intern auch gerne „CoCoS“ genannt – unterstützt unsere Kunden dabei, den Anschluss nicht zu verpassen. Wie das genau funktioniert?  Sales Manager Jan Oldigs stand im Interview allen Fragen Rede und Antwort.

Ihre Abteilung heißt „Content & Collaboration Services“ – kurz: CCS. Wer oder was verbirgt sich dahinter?

Im Prinzip ist unsere heutige CCS-Abteilung aus dem Zusammenschluss des Sycor-ECM-Teams und des SharePoint-Teams entstanden. Dank der Verschmelzung bündelt unsere Abteilung Kompetenzen und Erfahrungen im Bereich von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen über Archivierungslösungen bis hin zur strukturierteren und effektiveren Zusammenarbeit von Teams. Unser Ziel ist die Verbesserung von Businessprozessen mittels Digitalisierung oder kurz gesagt: Wir optimieren Kundenprozesse und vereinfachen die Zusammenarbeit.

Und wie verbessern Sie diese Kundenprozesse?

Wenn es um Content im Sinne von Dokumenten geht, bieten wir teilweise sehr individuelle Lösungen in Zusammenarbeit mit der EASY SOFTWARE AG an. EASY ist ein führender ECM-Softwareanbieter für den Mittelstand und seit Jahren unser Premium-Partner. Die Archivlösungen bieten wir erfolgreich als Zusatzdienstleistung für unsere ERP-Kunden aus den SAP- und Microsoft Dynamics-Bereich an.

Wir haben ebenfalls eine enge Partnerschaft mit dem ERP-Hersteller ORDAT aus Gießen aufgebaut. Im Rahmen der Kooperation sind mit Sycor.Archive for FOSS und Sycor.Invoice for FOSS zwei bedienerfreundliche Archivierungs- und Rechnungsbearbeitungslösungen entstanden. Belege, wie z. B. Bestellungen, die aus dem ERP-System FOSS der ORDAT kommen, werden in EASY archiviert bzw. die Rechnung wird über EASY erfasst und mit Stammdaten abgeglichen.

Im Bereich Collaboration arbeiten wir eng mit Microsoft zusammen – dafür spricht auch die seit 2012 bestehende Gold-Partnerschaft. Die SharePoint-Technologien von Microsoft erleichtern den Berufsalltag unserer Kunden signifikant, da sie Prozesse effizienter und ergonomischer abbilden können. Der Fokus liegt hier – wie der Name „Collaboration“ schon sagt – auf der Zusammenarbeit zwischen Teams, Standorten und im B2C- sowie B2B-Bereich. Im SharePoint-Umfeld sind wir Gründungsmitglied der „Major League SharePoint“ des VOI (voice of information), einem Zusammenschluss von Produktherstellern und Projekthäusern mit dem Ziel, Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft SharePoint schwerpunktmäßig für den Mittelstand einfach und effektiv umzusetzen. Strategisch setzen wir sowohl auf Individuallösungen als auch auf etablierte Partnerprodukte. 

Inwiefern vereinfachen Ihre Content- und Collaboration-Services den Arbeitsalltag unserer Kunden? Haben Sie ein paar Praxisbeispiele?

Im Bereich Content ist beispielsweise das Invoice-Management nennenswert. Ein moderner Rechnungsprozess sieht zum Beispiel so aus: Die Rechnung kommt digital z. B. per PDF-Anhang an einer E-Mail und wird automatisiert ausgelesen. Relevante Rechnungsinhalte wie Kreditor, Mengen und Preise werden mit den Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics) verglichen. Es wird geprüft, ob es eine Bestellung zu einer Rechnung gibt. Bei einer Übereinstimmung wird die Zahlung automatisiert ausgelöst – eine sogenannte „Blindbuchung“. Natürlich ist es möglich, komplexere Prozesse einzubauen – beispielsweise Freigaben bei bestimmten Rechnungssummen. Diese Freigaben sind mittlerweile auch von mobilen Devices wie Smartphone oder Tablet möglich – ganz egal, ob ich gerade im Büro sitze oder im Garten. Archivierung klingt angestaubt; ECM, Digitalisierung, Future Workspace hingegen sind zukunftsträchtig, praktisch und sparen jede Menge Zeit. Bei Nachfragen zu Rechnungen können alle Zugriffsberechtigten ortsunabhängig im digitalen Archiv suchen – statt ausschließlich im Ordner in der Buchhaltung im Büro 123.

Im Bereich Collaboration setzen wir beispielsweise moderne Intranetlösungen für Unternehmen um – oder auch innovatives Wissensmanagement, zum Beispiel: Teams von vier verschiedenen Standorten arbeiten zusammen an einem Dokument. Das muss dann nicht zig Mal per Mail hin- und hergeschickt werden, sondern wird zentral an einem Ort gespeichert und jeder kann darauf zugreifen. Jeder, der reinschreibt, erzeugt automatisch eine neue Version – Dateiendungen wie  „Final“, „Neu“, etc. gehören der Vergangenheit an. Gerade heutzutage ist es wichtig, dass Unternehmen schneller, besser und flexibel reagieren können – und da sind Informationen und Dokumente ein Schlüsselwort. Mit unserer Unterstützung können Unternehmen diese Herausforderungen meistern.

Durch die detaillierten Kenntnisse der Kundenprozesse unterstützen wir – auf Basis unserer jahrelangen CRM-Expertise – mehrere Pharma-Konzerne z. B. bei ihren speziellen Event-Management-Prozessen.

Bedienen Sie ein bestimmtes Kundenklientel?

Im Prinzip sind unsere Kundenlösungen branchenunabhängig. Wir bedienen überwiegend mittelständische Unternehmen im DACH-Raum. Mit einer Ausnahme: Im Bereich Collaboration arbeiten wir für Großkonzerne der Life Science-Branche. Hier erstellen wir ganz spezielle Pharmalösungen.

Was kann Sycor besser als Wettbewerber?

Wir können unsere Kunden von Anfang an gut begleiten und beraten. Viele Kunden haben beispielsweise schon SharePoint, Skype oder andere Programme installiert, wissen aber nicht so richtig, wie sie diese Technologien sinnvoll und effizient kombinieren können. Wir schon! Unser Team nimmt die Anforderungen auf und entwickelt gemeinsam mit dem Kunden ein Gesamtkonzept, sodass der Kunde eine langfristige Strategie entwickeln kann. Neben der Projektumsetzung bieten wir u. a. auch Support und Hosting als Komplettdienstleister entlang der gesamten Wertschöpfungskette für den Kunden an. Das ist etwas, was Sycor besser macht als viele andere im Mittelstandsumfeld.

Vielen Dank für das Interview!

Haben Sie noch Fragen?

Sie interessieren sich für das Thema Content and Collaboration und möchten weiterführende Informationen bekommen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Jan Oldigs

Sales Manager
Content & Collaboration Services
+49 551 490 2467

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