Virtuelle Trainings rund um den Globus

Als Veeva Premiere Partner unterstützt Sycor Kunden bei der Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung der Cloud-Lösungen von Veeva, einem Softwarehersteller mit Fokus auf die Programmierung von Anwendungen in der Pharma- und Life Sciences Branche. In diesem Umfeld konnten wir im vergangenen Jahr einem Kunden aus der Pharmabranche bei der Einführung der Software im DACH-Raum unterstützen. Mit großem Erfolg, denn schließlich haben wir den Auftrag erhalten, die Trainings jetzt auch weltweit durchzuführen.

Das ist auch für uns alte „Veeva-Hasen“ eine echte Herausforderung. Zugleich sind wir sehr stolz, dass wir nun auch weltweit Trainings für unseren Kunden durchführen können, auch wenn es bedeutet, dass wir als Europäer zum Teil zu eher ungewöhnlicher Zeit arbeiten müssen.

Startschuss für ein intensives halbes Jahr

Bei unserem ersten Termin geht es darum, die Kollegen kennen zu lernen, die auf Seiten des Kunden bei den Trainings unterstützen werden. Nach fast einem Jahr Corona und zahlreichen Online-Schulungen sind wir inzwischen sehr geübt darin, die Schulungen für die Teilnehmer interessant zu gestalten. Das wollen wir zuerst an die Kollegen vor Ort weitergeben, indem wir ihnen unser Trainingskonzept vermitteln und sie für die Schulungen „fit“ machen.

Der Kickoff ist gleichzeitig der Start für die globalen Projekte insgesamt. Unser Team wird die Trainings zum Beispiel in Belgien, Spanien, Italien, Mittel- und Südamerika und sogar in Russland durchführen. Das stellt für uns schon eine logistische Herausforderung dar: Wir benötigen beispielsweise Schulungs-Unterlagen in Englisch, wir müssen vor Ort Trainer finden, die uns zu Orts-üblichen Arbeitszeiten in der jeweiligen Landessprache unterstützen und unser Projektmanagement muss Zeitpläne in Abstimmung mit dem Kunden erstellen, die Teams aufstellen, ausrüsten und natürlich das Projekt insgesamt steuern. Durch einen engen Austausch über die Projektleiter der einzelnen Länderteams stellen wir dabei eine gute Übersicht über den Stand der jeweiligen Aktivitäten sicher, sodass unser Projektmangement-Office alle erforderlichen Aufgaben koordinieren kann.

Nicht zuletzt müssen sich alle Trainer auch selbst mit der Software vertraut machen. Veeva ist eigentlich ein Produkt „von der Stange“, sodass die Grundlagen immer gleich sind. Doch durch die Gegebenheiten beim Kunden wird die Software immer an verschiedenen Stellen individuell angepasst und ist damit doch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Uns Trainern steht ein ganzer Arbeitstag zur Verfügung, um uns mit der jeweiligen Kundenumgebung vertraut zu machen.

Schnellstart durch Welcome-Package

Für einen schnellen Einstieg und Überblick über die neue Software versenden wir ein kleines Welcome-Package vor der Schulung an die Teilnehmer. Darin enthalten sind erste kleine Aufgaben und Kurzanleitungen der Trainings. Einfache Prozesse wie zum Beispiel die Besuchsplanung lassen sich anhand unserer Anleitung schon eigenständig im System abbilden. Erste eigene Erfahrungen führen schnell an die neue Umgebung heran und schaffen damit einen guten Einstieg für den Schulungstag.

Schulungsalltag gestalten

Durch die Corona Krise mussten wir unsere Vor-Ort-Schulungen auf remote umstellen. So ein ganzer Schulungstag ist für Teilnehmer wie Trainer ganz schön hart. Schließlich sitzt man die ganze Zeit vor dem Bildschirm und muss sich konzentrieren. Im Schulungsraum vor Ort, bekommst du immer schnell mit, wenn die Teilnehmer nicht mehr so frisch sind und eine Pause brauchen oder sie vielleicht nicht so gut mitkommen. Remote ist das schwer festzustellen. Das ist in den Trainings zu berücksichtigen. Wir halten Vorträge daher so kurz wie möglich und lassen die Teilnehmer schnell selbst aktiv werden. Wir fangen zum Beispiel mit einer Symbolübung an: Dazu zeigen wir Symbole, die im Programm an verschiedenen Stellen zu finden sind, lassen diese suchen und fragen nach, welche Funktion sich dahinter verbergen könnten. So erreichen wir, dass sich die Teilnehmer schon ein wenig mit dem Programm vertraut machen und sie lernen ganz nebenbei die Navigation und vorhandenen Symbole kennen.