Virtuelle Trainings rund um den Globus
Ein spannendes Projekt nimmt für uns Gestalt an. Wir bereiten für einen international aufgestellten Kunden, Trainings zur Cloud Lösung Veeva vor, durch die dessen Mitarbeiter mit der neuen Software vertraut gemacht werden sollen. Das ist für mich als Trainerin eine tolle Gelegenheit, viele neue Erfahrungen mit Schulungen in anderen Ländern zu sammeln. Gleichzeitig läuft bei mir im Homeoffice ein eigenes Projekt und ich bin froh, dass sich dies gut mit meiner Arbeit kombinieren lässt. Worum es sich dabei handelt? Schau mal in meinen Beitrag.
Als Veeva Premiere Partner unterstützt Sycor Kunden bei der Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung der Cloud-Lösungen von Veeva, einem Softwarehersteller mit Fokus auf die Programmierung von Anwendungen in der Pharma- und Life Sciences Branche. In diesem Umfeld konnten wir im vergangenen Jahr einem Kunden aus der Pharmabranche bei der Einführung der Software im DACH-Raum unterstützen. Mit großem Erfolg, denn schließlich haben wir den Auftrag erhalten, die Trainings jetzt auch weltweit durchzuführen.
Das ist auch für uns alte „Veeva-Hasen“ eine echte Herausforderung. Zugleich sind wir sehr stolz, dass wir nun auch weltweit Trainings für unseren Kunden durchführen können, auch wenn es bedeutet, dass wir als Europäer zum Teil zu eher ungewöhnlicher Zeit arbeiten müssen.
Global schulen aus dem Homeoffice
Der Startschuss für die globalen Trainings fiel kürzlich mit einem remote durchgeführten Kickoff um 22:00 Uhr (MEZ) für Australien. Für unsere Kollegen vor Ort ist es acht Uhr morgens – doch auch für uns in Deutschland ist der Termin okay. So haben beispielsweise die Kollegen, deren Kinder Corona-bedingt zu Hause sind, auch die Möglichkeit ungestört zu arbeiten. Und auch ich habe Zeit, mich tagsüber um mein eigenes kleines Projekt zu kümmern. Es handelt sich dabei um Familienzuwachs in Form eines Welpen. Zum Glück ist er sehr pflegeleicht und weiß inzwischen genau, dass ich mich um ihn kümmern kann, sobald ich meine Kopfhörer abnehme. Solange ich sie auf habe, döst er in seinem Körbchen vor sich hin.
Startschuss für ein intensives halbes Jahr
Bei unserem ersten Termin geht es darum, die Kollegen kennen zu lernen, die auf Seiten des Kunden bei den Trainings unterstützen werden. Nach fast einem Jahr Corona und zahlreichen Online-Schulungen sind wir inzwischen sehr geübt darin, die Schulungen für die Teilnehmer interessant zu gestalten. Das wollen wir zuerst an die Kollegen vor Ort weitergeben, indem wir ihnen unser Trainingskonzept vermitteln und sie für die Schulungen „fit“ machen.
Der Kickoff ist gleichzeitig der Start für die globalen Projekte insgesamt. Unser Team wird die Trainings zum Beispiel in Belgien, Spanien, Italien, Mittel- und Südamerika und sogar in Russland durchführen. Das stellt für uns schon eine logistische Herausforderung dar: Wir benötigen beispielsweise Schulungs-Unterlagen in Englisch, wir müssen vor Ort Trainer finden, die uns zu Orts-üblichen Arbeitszeiten in der jeweiligen Landessprache unterstützen und unser Projektmanagement muss Zeitpläne in Abstimmung mit dem Kunden erstellen, die Teams aufstellen, ausrüsten und natürlich das Projekt insgesamt steuern. Durch einen engen Austausch über die Projektleiter der einzelnen Länderteams stellen wir dabei eine gute Übersicht über den Stand der jeweiligen Aktivitäten sicher, sodass unser Projektmangement-Office alle erforderlichen Aufgaben koordinieren kann.
Nicht zuletzt müssen sich alle Trainer auch selbst mit der Software vertraut machen. Veeva ist eigentlich ein Produkt „von der Stange“, sodass die Grundlagen immer gleich sind. Doch durch die Gegebenheiten beim Kunden wird die Software immer an verschiedenen Stellen individuell angepasst und ist damit doch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Uns Trainern steht ein ganzer Arbeitstag zur Verfügung, um uns mit der jeweiligen Kundenumgebung vertraut zu machen.
Schnellstart durch Welcome-Package
Für einen schnellen Einstieg und Überblick über die neue Software versenden wir ein kleines Welcome-Package vor der Schulung an die Teilnehmer. Darin enthalten sind erste kleine Aufgaben und Kurzanleitungen der Trainings. Einfache Prozesse wie zum Beispiel die Besuchsplanung lassen sich anhand unserer Anleitung schon eigenständig im System abbilden. Erste eigene Erfahrungen führen schnell an die neue Umgebung heran und schaffen damit einen guten Einstieg für den Schulungstag.
Schulungsalltag gestalten
Durch die Corona Krise mussten wir unsere Vor-Ort-Schulungen auf remote umstellen. So ein ganzer Schulungstag ist für Teilnehmer wie Trainer ganz schön hart. Schließlich sitzt man die ganze Zeit vor dem Bildschirm und muss sich konzentrieren. Im Schulungsraum vor Ort, bekommst du immer schnell mit, wenn die Teilnehmer nicht mehr so frisch sind und eine Pause brauchen oder sie vielleicht nicht so gut mitkommen. Remote ist das schwer festzustellen. Das ist in den Trainings zu berücksichtigen. Wir halten Vorträge daher so kurz wie möglich und lassen die Teilnehmer schnell selbst aktiv werden. Wir fangen zum Beispiel mit einer Symbolübung an: Dazu zeigen wir Symbole, die im Programm an verschiedenen Stellen zu finden sind, lassen diese suchen und fragen nach, welche Funktion sich dahinter verbergen könnten. So erreichen wir, dass sich die Teilnehmer schon ein wenig mit dem Programm vertraut machen und sie lernen ganz nebenbei die Navigation und vorhandenen Symbole kennen.
Ganz wichtig sind auch die Pausen. Spätestens nach 90 Minuten ist es soweit und alle können frische Luft schnappen, ein Getränk holen oder sich mit Snacks versorgen. Für meinen kleinen Hund sind die Pausen auch sehr wichtig. Sobald der Kopfhörer ab ist, springt er los und bringt auch mich auf Trab. Das ist super für meine eigene Konzentration und davon profitieren dann auch die Schulungsteilnehmer in meinen Trainings. Ich freue mich darauf, dass es bald losgeht.
Vanessa Steinhoff - IT Trainer Personal & Digital Training
