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Software Asset Management
Fallstricke bei der Nutzung von Cloud-Diensten

Wie Software Asset Management Ihnen dabei hilft, Fallstricke bei der Nutzung von Cloud-Lösungen zu vermeiden

13. Juni 2019

Wenn Mitarbeiter traditionelle oder allgemeine Lizenzkenntnisse auf moderne Cloud-Lösungen anwenden, kann dies dem Unternehmen, für das sie arbeiten, erheblichen Schaden zufügen. In diesem Artikel werden einige der häufigsten Fallstricke bei der Cloud-Nutzung vorgestellt und erklärt, wie Software Asset Management hilft, diese zu umgehen.

Gemeinsam genutzte Accounts

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die in Teilzeit oder Schichten arbeiten, ist es üblich, dass gemeinsam genutzte Accounts wie "reception@" oder "station1@" verwendet werden. In herkömmlichen Software-Lizenzierungsunternehmen würde dem mit diesem gemeinsam genutzten Account verwendetem PC, Laptop oder Thin Client eine Client Access License „pro Gerät“ zugeordnet werden. Eine Geräte-Lizenz und viele User, die das Gerät nutzen – das ist völlig in Ordnung und richtig. 
In der Cloud-Welt gibt es jedoch keine Lizenzen oder Subskriptionen „pro Gerät“. Für jeden Dienst ist eine namentlich festgelegte Subskription erforderlich. So benötigen drei Personen, die ein und dasselbe Gerät während ihrer 8 Stunden eines 24-Stunden-Schichtbetriebs teilen, jeweils eine Subskription. 
Wenn ein Unternehmen von einer On-Premises- zu einer Cloud-Lösung wechselt, dann ist es natürlich ein einfacher Weg, die gemeinsam genutzten Accounts beizubehalten und diese von mehreren Personen nutzen zu lassen. Da dies nicht erlaubt ist und Softwareanbieter wie Microsoft in ihren Systemen mehrere Jahre an Lizenznutzungen zurückverfolgen können, besteht das Risiko, dass der Softwareanbieter am Ende Nachzahlungen für die nicht erfolgten Subskriptionen einfordern wird. 
Software Asset Management ermöglicht es Unternehmen diese gemeinsam genutzten Accounts in ihrem Active Directory zu finden, zu sehen und herauszufinden, auf welchem Gerät diese verwendet werden (wie oft oder wie viele Stunden). Dank dieser Informationen ist es einfach, die gemeinsam genutzten Accounts in namentlich festgelegte Accounts umzuwandeln und die angemessene Menge an Cloud-Subskriptionen zuzuweisen. 

Geringere Lizenzierungskosten 

Durch die Einführung des Azure-Hybridvorteils als Teil aktiver Software Assurance müssen Unternehmen nicht mehr für Softwarelizenzen in der Cloud zahlen, da sie für diese bereits On-Premises bezahlt haben. Das ergibt Sinn, denn wer würde schon gerne doppelt zahlen. Ich werde diesen Punkt nun genauer in zwei getrennten Themen behandeln: 

Das Häkchen setzen

Bei der Bereitstellung einer virtuellen Maschine in Microsoft Azure besteht die Möglichkeit, in dem Kästchen „Ich verfüge bereits über eine Lizenz“ einen Haken zu setzen. Dies sollten Sie dann tun, wenn Sie bereits im Besitz einer Lizenz sind, die der Cloud neu zugeordnet werden kann, wie dies mit dem Hybridvorteil der Fall ist. Aber Vorsicht, es wird an dieser Stelle (bisher) keine Überprüfung im Backend-System vorgenommen. Microsoft geht davon aus, dass – wenn Sie das Häkchen setzen – genau wissen, was Sie tun. Wenn Sie das Häkchen setzen, aber nicht über die geeignete Lizenz verfügen, wird dies bei einer Überprüfung oder einem Audit der Software ans Licht kommen und Ihnen Kosten verursachen. 

Wichtig zu wissen: Wenn Sie den Haken gesetzt haben, können Sie dies später wieder rückgängig machen. In diesem Fall ist ein neues VM-Deployment erforderlich. 
Software Asset Management umfasst sowohl Ihr On-premises als auch Ihr Cloud-IT-Umfeld. Die Überprüfung des Deployments und das sorgfältige Lesen Ihres Softwarelizenzvertrags zeigt Ihnen, ob Sie über die Berechtigung zu einer Neuzuweisung verfügen oder nicht. Software Asset Management ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig zu reagieren und damit zu verhindern, dass Sie später unliebsame lizenzrechtlich bedingte Überraschungen erleben. 

Verlängerung von Subskriptionen 

Lassen Sie uns annehmen, Sie besitzen als Bestandteil aktiver Software Assurance das Recht, Lizenzen neu zuzuweisen, aber Sie verlängern Ihre Software Assurance nicht. Dadurch verschwinden Ihre Rechte zur Neuzuweisung und damit Ihr Azure-Hybridvorteil. Dies bedeutet wiederum, dass Sie von diesem Zeitpunkt an für die Lizenz in der Cloud zahlen müssen. Ein ordnungsgemäßes Software Assurance-Programm ist Teil von Lizenzverträgen sowie Fristen und Ihr Software Asset Management-Berater wird Sie rechtzeitig auf eine Verlängerung der Software Assurance hinweisen. 

Software Asset Management

Neben diesen Beispielen gibt es zahlreiche weitere Fallstricke bei der Nutzung von Cloud-Lösungen, denen man sich bewusst sein sollte. Eine virtuelle Maschine in der Cloud bereitzustellen ist ganz simpel. Ihre Kreditkarte anzugeben und jede beliebige Software-as-a-Service-Lösung zu abonnieren ist ebenfalls ganz einfach – genauso wie die rechtlichen Bedingungen zu vergessen (wer liest die überhaupt?). 
Software Asset Management erkennt und inventarisiert sämtliche Software- und Cloud-Subskriptionen. Es umfasst die Prozesse für Deployment, zugelassene Software und Subskriptionen und gleicht Nutzungsrechte an die tatsächliche Nutzung an. Mit Software Asset Management erhalten Sie Einblicke, Überblick und Kontrolle. Sie werden in die Lage versetzt zu reagieren, indem Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie die genannten Besonderheiten und Hinweise beachten, erleben Sie bei der Nutzung von Cloud-Diensten keine bösen Überraschungen. 

Haben Sie noch Fragen?

Sie interessieren sich für das Thema Lizenz-Compliance und möchten weiterführende Informationen bekommen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Erol Anil

Managing Director
SYCOR IQ Solutions GmbH
+49 89 307 731 32

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