Event-Organisation in Zeiten von Corona: eine neue Erfahrung!

Der Einstieg

Nach 14 Monaten Elternzeit kehrte ich also im Oktober letzten Jahres in meinen Job im Sycor-Marketing zurück. Mit Vorfreude und natürlich auch etwas Aufgeregtheit kam mein erster Arbeitstag näher und näher. Ich stellte mir im Vorfeld viele Fragen wie „Was hat sich während meiner Elternzeit verändert?“, „Wie wird sich das Arbeiten mit Kind zukünftig gestalten?“, „Werde ich wieder schnell Fuß fassen?“ Fragen über Fragen…

Darauf eingestellt, dass ich meinen ersten Arbeitstag im Büro verbringen werde, freute ich mich sehr darauf, meine Kollegen*innen wiederzusehen! Doch noch am Abend zuvor teilte mir mein Chef mit, dass wir alle aufgrund der aktuellen Corona-Einschränkungen wieder von zu Hause arbeiten müssen – auf unbestimmte Zeit. Das nahm mir ehrlich gesagt etwas die Vorfreude, aber ich versuchte das Beste daraus zu machen!

Mein erstes Projekt

Nach kurzer Zeit hatte ich auch schon mein erstes Projekt auf dem Schreibtisch: Die „Sycor Live“, eine Mitarbeiter-Veranstaltung, die mit Beteiligung unseres Eigentümers Prof. Hans Georg Näder Ende Oktober stattfinden sollte. Aufgrund der Corona-Situation konnten wir die Veranstaltung nicht wie gewohnt vor Ort an unserem Standort Göttingen umsetzen, sondern mussten auf digitale Umsetzungsmöglichkeiten zurückgreifen.

Während meiner Elternzeit hatten sich meine Kolleginnen schon mit der Umsetzung der Sycor Live im digitalen Format auseinandergesetzt. Doch trotzdem stellte diese Veranstaltung wieder eine neue Herausforderung dar, die wir nun gemeinsam in den Angriff nahmen.

Schnell stellte sich heraus, dass die Veranstaltung als „hybrides Event“ durchgeführt werden sollte. Das hieß, ein ausgewählter Personenkreis sollte im Digitalstudio von Ottobock vor Ort sein und der Rest der Belegschaft sich dann online dazuschalten. Moment mal – was genau ist denn das Digitalstudio von Ottobock? Davon hatte ich bislang noch nichts gehört, aber es klang spannend. Und das war es auch!

Das Digitalstudio von Ottobock 

Um uns über das Digitalstudio von Ottobock und die Gegebenheiten ein Bild machen zu können, vereinbarten wir einen Termin vor Ort (selbstverständlich unter den geltenden Hygienemaßnahmen) und tauschten uns mit dem Verantwortlichen von Ottobock für Messen& Events zu den Umsetzungsmöglichkeiten aus.

Wir schauten uns das Studio an und hatten schnell einen positiven Eindruck. Es gab vielfältige Möglichkeiten, die Kulisse zu gestalten. Neben entsprechendem Mobiliar (Moderationstresen, Hocker, Lounge-Möbel etc.), hatte das Studio auch einen Greenscreen und verschiebbare Rückwände, die individuell angepasst werden konnten. Auch die dahinterstehende Technik und die Regie, die für die reibungslose Durchführung der Events unabdingbar ist, war sehr beeindruckend. Das Digitalstudio bietet vielfältige Möglichkeiten, ein Event digital umsetzen und nach „draußen“ zu streamen. Aber auch die aktive Beteiligung der remote zugeschalteten Teilnehmer kam nicht zu kurz.

So arbeiteten wir gemeinsam mit dem Digitalstudio und der Regie die Durchführung der „Sycor Live“ aus und sprachen alles ab, was es zu beachten und noch (intern) abzustimmen gab. Am Ende unserer Vorbereitungen hatte wir jeden einzelnen Schritt der Veranstaltung in einem ausführlichen Ablauf- und Regieplan zusammengefasst, so dass alle Beteiligten wussten, was wann zu tun war. Man glaubt es kaum, aber auch eine interne Veranstaltung bringt sehr viel Organisations- und Abstimmungsbedarf mit sich. Denn nur wenn die Regie ganz genau weiß, wann welche Präsentation oder welcher Redner gezeigt wird und wann jemand spricht, kann eine digitale Veranstaltung reibungslos ablaufen.

Mein Resultat am Ende des Tages

Es war eine sehr interessante und positive Erfahrung, das Digitalstudio für unsere internen Events zu nutzen. Im November folgte auch direkt eine weitere interne Veranstaltung, die wir ebenfalls als hybrides Event umgesetzt haben. Das positive Feedback der Teilnehmer zeigte uns, dass diese Art der Eventdurchführung eine sehr gute Alternative ist. Auch für unsere diesjährigen Kundenevents wollen wir die digitale Umsetzung fokussieren. Es bleibt also spannend.

Der Wiedereinstieg wurde mir durch das Team und alle weiteren Kollegen*innen leicht gemacht. Und so kommt es mir gefühlt fast so vor, als wäre ich nie weggewesen. Ich bin schnell wieder ein Teil des Marketing-Teams geworden, trotz aller Distanz.